Chargé d'Administration des Ventes H/F

Syntech Research France

Le(la) Chargé(e) d'administration des ventes assume les responsabilités administratives du cycle de vente. A ce titre il/elle gère l'ensemble des contrats de vente depuis la prise de commande jusqu'à la livraison et la facturation aux clients. Il/Elle garantit le bon déroulement des ventes, afin d'assurer une facturation correcte et complète dans les délais. Les deadlines garanties aux clients sont une priorité.

Directement rattaché(e) au Directeur Général ou toute autre personne pouvant lui être substituée, vos principales missions sont :
- Gestion et suivi des commandes
S'assurer de la prise en compte effective et de l'enregistrement des commandes via Business Central Dynamics 365.
Garantir leur bon déroulement et leur livraison auprès du client. Ces actions seront menées en étroite collaboration avec les deviseurs en France ou à l'étranger via le logiciel Business Central et CRM Dynamics 365.
Gérer les bons de commandes et leur suivi. Relances.
Mettre en place les mesures et suivis nécessaires pour la récolte de l'ensemble des informations nécessaires pour la bonne facturation dans les délais.

- Coordination des différents acteurs internes et externes
Être acteur/actrice et intermédiaire afin de faciliter les relations entre les différents services internes dans le but d'assurer la bonne réalisation des ventes, leur facturation, et maintenir le lien avec les fonctions support.
Gérer les relations quotidiennes avec les clients de l'organisation. Intégrer leurs préférences et demandes particulières. En assurer le suivi et l'application.
Travailler en relation étroite avec les divers services de l'entreprise (notamment la Direction et la comptabilité/finance).

- Gestion administrative et facturation
S'assurer de la bonne transmission des informations administratives relatives à la vente entre les parties prenantes.
Garantir le respect des processus et des bonnes pratiques, et ce dans toutes les étapes de la vente.
Gérer la facturation, les avoirs clients ou les litiges éventuels. Communiquer et envoyer tout cela au client.
Tenir les suivis nécessaires et délais nécessaires afin d'assurer le respect des prévisions d'encaissements, et leur bonne clôture.
Gérer les impayés (factures dont les échéances sont échues) ou les litiges éventuels, par tous moyens possibles : relances emails puis téléphoniques.

- Intercos
Gérer les factures Intercos (réception, vérification et transmission à la comptabilité) avec les entités du groupe.

Compétences techniques
Bonne maîtrise des outils informatiques et adaptabilité exigée sur de nouveaux outils (en particulier Excel)
Connaissance des bases de la comptabilité
Bon niveau d'anglais exigé (notamment pour les communications écrites et occasionnelles à l'oral)

Savoir être :
La rigueur, le sens de l'organisation, vos capacités d'adaptation dans une organisation en perpétuel développement vous permettront de réussir et de vous épanouir dans ce poste.
La polyvalence, la flexibilité, votre esprit d'initiatives/force de proposition seront moteurs.
Vos qualités relationnelles et rédactionnelles feront de vous notre atout, dans un contexte international.
L'objectif est de toujours progresser ensemble. Soyons acteurs.

Le poste est basé à La Chapelle de Guinchay, au siège social du groupe ou se situent la plupart de nos services supports France et Monde. Il peut être convenu de jours de télétravail (environ
par semaine après la période d'essai).