Assistant - Assistante de Gestion Administrative H/F

Mission Locale du Haut Vaucluse

la Mission Locale du Haut Vaucluse, basée sur VALREAS : recherche un(e) assistant(e) pour gérer les dossiers quotidiens de la vie de la structure et notamment dans le cadre des services généraux, soutien RH, comptabilité privée (sachant qu'un cabinet comptable gère la saisie comptable et réalise les bilans). Une expérience confirmée sur le même type de poste est indispensable, de préférence en association ou collectivité publique ou territoriale.
A l'aise avec les tableaux de bords et l'outil informatique, vous serez amené(e) à :
- Assurer un suivi administratif
- Constituer et mettre à jour les dossiers
- Transmettre les informations administratives aux organismes partenaires
- Organiser les invitations et les convocations
- Organiser la gestion administrative de la structure
- Rédiger des documents administratifs
- Planifier, assurer la logistique
- Gérer des emplois du temps
- Effectuer des travaux administratifs

Communication interne et externe :
- Gérer ponctuellement l'accueil physique et téléphonique
- Gérer les appels en provenance des services de l'Etat (Préfecture, DDETS...), des Mairies et Communautés de communes, des partenaires et entreprises, et des fournisseurs.
- Rédiger des synthèses et des reportings
- Elaborer et présenter des bilans et des rapports

Gestion administrative du personnel :
- Rédaction des contrats de travail, avenants, DPAE et dossiers d'embauche
- Suivi des plannings, absences et congés
- Préparation des éléments de paie et des tickets restaurant
- Transmission des arrêts, contrats et avenants au cabinet comptable

Recrutement et gestion des stagiaires :
- Rédaction et diffusion des offres
- Réponses aux candidatures (spontanées, stages.)
- Gestion administrative des stagiaires (conventions, registre, suivi.)

Vie de la structure :
- Assurer le suivi des instances délibératives (Conseil d'Administration, Assemblée Générale, Commissions)
- Participer à la préparation et à l'organisation des évènements institutionnels

Qualités recherchées
- Rigueur, fiabilité, et sens de l'organisation
- Gestion des priorités
- Capacité de synthèse, bon rédactionnel et bonne orthographe
- Dynamisme et sens de l'investissement
- Travail en étroite collaboration avec la direction
- Capacité d'écoute et de bienveillance
- Capacité de compréhension et analyse règlementation
- Sens du travail en équipe
- Initiative et autonomie
- Capacité à une analyse critique de sa pratique et à se remettre en question
- Respect de la confidentialité et des informations à caractère personnel
- Aptitude au travail partenarial

Profil Formation de niveau III minimum dans le domaine administratif ou expérience significative.
Connaissance des normes rédactionnelles et des règles de mise en page. Maitrise parfaite du français pour les échanges mail, téléphone, courrier
Connaissance des techniques de communication - Maitrise du Logiciel GTA KELIO souhaité - Maitrise exigée de la suite Office 365