Executive Assistant Bilingue Direction Générale H/F TALENTS UNIS

Talents Unis, expert du recrutement d'Assistant(e)s de Direction, Assistant(e)s Personnel(le)s et profils RH, recherche pour son client, prestigieux établissement financier, l'assistant(e) bilingue de son Directeur Général adjoint.
Directement rattachée à ce manager, stratège sollicité et influent, travailleur forcené, parfois distrait sur les questions matérielles ou temporelles, à la tête d'une large équipe, vous aurez un rôle clé dans l'organisation et la coordination de ses activités quotidiennes, l'amélioration des processus internes et la diffusion de l'information.
Vous gérerez un agenda très complexe et mouvant, et les déplacements afférents en France et à l'étranger, à régler au cordeau. Vous filtrez ses emails et l'alertez si nécessaire. Vous serez responsable de la préparation des réunions externes (rdv, réservation de salles, préparation de documents, accueil) et internes. Vous veillerez au planning anticipé des comités de direction, des comités métiers et d'investissements, dont vous préparerez CR et suivi des actions lorsque vous y participez. Vous organisez les roadshows. Dans ce contexte très changeant, vous savez jongler avec un agenda-Tetris pour trouver un miraculeux créneau disponible ou abattre comme un château de cartes, et sans regrets, ce que vous aviez soigneusement préparé la veille.
Vous serez le point de relai de tous ses interlocuteurs et aurez ce précieux rôle de baromètre lui permettant de sonder « l'humeur » ambiante ; vous serez force de proposition pour la réguler si nécessaire, avec l'organisation de déjeuners, de séminaires et de kick-off. De façon générale, vous serez en charge de l'organisation des évènements et conventions, parfois avec l'appui de la Communication, ou d'une agence selon le nombre de participants et le format de l'évènement.
Vous tenez le budget général, préparez les notes de frais de votre dirigeant, suivez la facturation des prestataires, accueillez les nouveaux arrivants et veillez à la bonne marche du Codir.