Assistant Administratif de Délégation Territoriale H/F

Ministères Aménagement du Territoire Transition Écologique

Le/la titulaire du poste aura pour missions:

1/Assister la direction et assurer les missions de secrétariat courant

- Assurer la bonne gestion de l'agenda de la Directrice, organiser ses déplacements et préparer ses dossiers (rdv, réunions...).
Préparer et suivre les notes de frais, distribuer les titres-restaurant,
- Assurer la gestion du courrier : récupération, enregistrement, redistribution, suivi des réponses.
- Gérer le standard téléphonique, accueillir et orienter les visiteurs, assurer une permanence d'information de premier niveau.
- Tenir à jour le tableau de suivi des commandes/demandes arrivant à la délégation ainsi que les données administratives.
- Gérer les fournitures, réservations de véhicules et de salles.
- Préparer, mettre en forme des documents (fiches de présentation, tableaux, relevés de décision, présentations), et rédiger des courriers
- Assurer le classement et l'archivage des dossiers, en particulier ceux soldés.

2/Assurer un appui à l'organisation d'évènements à la délégation

- Aider dans l'organisation les commissions territoriales (3 commissions, 2 fois par an) : convocations, logistique, supports, suivi.
- Veiller à la bonne gestion des réservations de salles, matériel vidéo... liés aux évènements internes ou externes; réunions collectives, séminaires ...

3/Contribuer à la gestion et au traitement administratif de dossiers techniques

- Participer à l'instruction des dossiers administratifs, financiers ou comptables dans le respect des procédures réglementaires.
- Appuyer les chargés d'intervention dans les tâches de relances et de suivi de dossiers soldés.

4/Contribuer à la circulation de l'information et à la communication

- Contribuer à la cohésion et la dynamique collective au sein d'équipes multi-sites en facilitant la circulation de l'information et la mise en lien entre agents.
- Participer à la diffusion de l'information et la valorisation des activités de la délégation au sein de l'équipe et en lien avec la Direction de la Communication.