Responsable du Bureau des Prêts Adj. Cds H/F

Bibliotheque Nationale de France

Descriptif du poste
Missions et activités permanentes :
Sous l'autorité de la cheffe du service des Prêts et des expositions extérieures, l'adjoint à la cheffe du service des Prêts et des expositions extérieures, responsable du bureau des prêts, est chargé du pilotage des activités de prêts de la BnF.
Par ailleurs, il/elle gère en propre la coordination de certains projets d'expositions hors les murs. Enfin, il a en charge des missions transverses au sein du service.

Les activités de prêts extérieurs représentent en moyenne 2 000 prêts par an pour 200 projets d'expositions ; le nombre d'expositions hors-les-murs et d'itinérances comprend chaque année en moyenne entre 8 et 10 projets, de formats divers, en France et à l'international.
Gestion des activités du Bureau des prêts

En appui à et sous la responsabilité de la cheffe de service, il:
- Instruit les demandes de prêts, en lien étroit avec les départements de collections dont les prêts sont sollicités, et prépare les commissions de prêts quadrimestrielles ;
- Veille à la bonne administration des prêts accordés, notamment à leur encadrement juridique et leur gestion opérationnelle ;
- Veille à la soutenabilité des prêts accordés compte tenu des ressources humaines du service et plus généralement, des moyens humains, logistiques et budgétaires de la BnF, en lien étroit avec les départements de collection ;
- Administre la base de gestion des prêts et forme les agents à son utilisation ;
- Gère et pilote le suivi de l'ensemble des frais afférents aux prêts avec l'appui de la coordinatrice administrative ;
Contribue à l'élaboration et, le cas échéant, à la mise à jour des outils et des procédures administratives et organisationnelles avec les Directions métiers et les services supports internes.
Encadrement de l'équipe du bureau des prêts (5 agents)
- Anime et encadre l'équipe composée de 4 régisseuses d'oeuvres et 1 coordinatrice administrative ;
- Organise et planifie le travail des agents, en fonction des compétences nécessaires et disponibles, selon les priorités définies, et dans le respect de la procédure et de la règlementation ;
- Participe à la formation des nouveaux personnels aux outils et procédures ;
- Contribue au développement de l'expertise relative à la régie des oeuvres de l'équipe.

Coordination et développement d'expositions hors les murs
- Participe à la prospection et à l'initiation de nouveaux projets, selon les objectifs et la stratégie définis par l'établissement, et en coordination étroite avec le conseiller pour le musée et la recherche de la DCO, ainsi qu'avec la chargée d'expositions extérieures.
Coordonne certains projets d'exposition hors-les-murs, en lien étroit avec les commissaires et les départements de collection concernés et avec les musées organisateurs, depuis la rédaction du contrat jusqu'au retour des oeuvres. Sous la supervision de la cheffe de service, il/elle supervise, coordonne et contrôle chacune des phases de mise en oeuvre des projets : définition et conception, aspects administratifs et juridiques, organisation logistique et bilan, dans le respect des objectifs de qualité et financiers, ainsi que des exigences légales, réglementaires et de sécurité .
La Direction du développement culturel et du musée regroupe, outre les services en charge des éditions, le département du Musée, des Expositions et des Manifestations, dont fait partie le service des Prêts et des expositions extérieures, composé d'une équipe de 8 personnes.

Missions transversales en tant qu'adjoint à la cheffe de service
- Assure l'intérim de la cheffe de service en cas d'absence : pilotage de réunions et représentation du service.
- Co-construit et actualise les outils de suivi de l'activité du service (tableaux de bord, grilles pluriannuelles de programmation des expositions, bilans d'activité).