Assistante de Direction Secrétariat Spécialité Affaires Administratives et Gestionnaire Des... H/F

Fonction publique Territoriale

Expérience significative dans le domaine exigée
Organisation de la vie professionnelle du DGS
- Organiser l'agenda, prendre des rendez-vous en fonction des priorités du DGS.
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages.
- Organiser les déplacements du DGS.
- Établir une relation de confiance avec le DGS.

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers et comptes rendus
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers

Suivi des projets et activités de la direction
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service

Accueil téléphonique et physique au secrétariat
- Gestion des arrêtés de la direction
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

Organisation et planification des réunions
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le DGS.
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus

Savoirs : Techniques de secrétariat - Logiciels de bureautique - Respect des procédures et dispositions réglementaires en lien avec les missions

Savoir-faire : Assurer l'organisation des réunions (réserver la salle, convoquer inviter gérer la liste des présents) - Utiliser les logiciels métiers en relation avec les missions

Savoirs-être : Respectueux des horaires et impératifs du service - Communication orale et écrite - Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve.

selon grille indiciaire