Assistant·e Administrative - Mairie de Grigny H/F

Communes

Poste placé sous la responsabilité de la Directrice des affaires administratives et juridiques, l'assistant.e administratif.tive sera en charge d'assurer le secrétariat de la direction.

Mission de secrétariat de la direction :
* Assurer le secrétariat de la direction,
* Centraliser et suivre les courriers entrants et sortants (enregistrement, diffusion, suivi des courriers signalés, mise en forme),
* Suivre les agendas et le planning des congés,
* Organiser les réunions, assurer la prise de notes et la rédaction de comptes rendus
* Assurer le suivi des procédures en cours en lien avec les gestionnaires : publicité, état d'avancement des dossiers, questions des entreprises, etc....,
* Gérer la publication des données essentielles liées aux marchés publics
* Organiser les Commissions d'Appel d'Offres et éventuellement les conseils et bureaux municipaux en l'absence de l'assistante administrative Instances : planification des séances, préparation des ordres du jour, gestion des convocations, gestion du matériel de séance, éditions des documents

Mission d'assistance juridique :
* Compléter et mettre à jour les tableaux de bord liés aux activités hors marchés du service : procédures juridiques (contentieux, référés, etc....) en lien avec la directrice,
* Assister la directrice sur le suivi des procédures contentieuses,
* Assurer le suivi des outils de pilotage d'ordre juridique.

Missions d'assistance :
* Assurer la suppléance de l'assistante Instances dans le cadre de la gestion administrative des instances, planification des séances, préparation des ordres du jour, gestion des convocations, gestion du matériel de séance, éditions des documents relatifs aux instances et assurer un renfort en période de suractivité
* Participer et assurer l'archivage des dossiers marchés publics en lien avec le service archives.