Gestionnaire Commandes et Factures H/F

Ministère du Travail, de la Santé et des Solidarités

Au sein de l'agence comptable et dans le cadre du Centre de Service Partagé (CSP) associant le Secrétariat Général et l'Agence Comptable, la personne en charge de la gestion des commandes et des factures veille à la qualité, à la conformité et à la fluidité des processus d'engagement et de paiement des dépenses.
Vos missions :
Saisie et suivi dans le système d'information budgétaire et comptable (SIBC PEP) :
- Enregistrer les commandes et saisir les engagements, incluant l'imputation comptable, budgétaire et analytique ;
- Saisir les services faits (SF) et enregistrer les factures reçues
- Réaliser les contrôles des dépenses et préparer les paiements dans le respect des règles de la comptabilité publique (factures, frais de déplacement, budget annexe : interventions) ;
- Saisir les marchés publics dans le SIBC PEP avant visa et assurer le suivi de leur exécution financière ;
- Être l'interlocuteur ou l'interlocutrice des fournisseurs sur l'ensemble des aspects administratifs et financiers (commande, facture, relance, cohérence devis/facture, etc.) ;
- Assurer le suivi des commandes et des dossiers en cours (services faits, factures, reste à payer, relances internes et externes) ;
- Contribuer à la mise en oeuvre de la maîtrise des risques financiers en réalisant les contrôles prévus au plan de contrôle, et en rédigeant les procédures et modes opératoires associés.
Gestion des frais de déplacement des agent·e·s (via les applications GFD, SharePoint et CDS) :
- Accompagner les agent·e·s dans l'utilisation du logiciel de gestion des frais de déplacement (GFD) et actualiser les fiches utilisateur·rice·s ;
- Sensibiliser les agent·e·s à l'utilisation des ressources documentaires disponibles sur SharePoint ;
- Gérer les réservations d'hôtel conformément à la politique interne de déplacement et contribuer au déploiement de l'outil de réservation.

La fiche de poste est susceptible d'évoluer en fonction des nouvelles missions confiées à l'agence comptable, des ajustements de l'organisation du processus dépenses ou des besoins identifiés.