Gestionnaire Administratif pour l'École Doctorale H/F

Universite de Technologie de Troyes

L'École Doctorale de l'UTT organise et gère les doctorats de 150 à 200 jeunes chercheurs doctorants insérés dans les unités de recherche de l'établissement. L'ED constitue un service de petite taille dont la cellule administrative travaille directement avec l'équipe de direction de l'ED (directeur et directrice adjointe) et les responsables des 3 spécialités. L'équipe administrative est composée de 2 gestionnaires, 1 secrétaire et 1 responsable administrative. Le travail au sein de l'ED nécessite une capacité d'implication forte. Il demande d'apprécier le travail en équipe, d'être capable d'une certaine polyvalence dans les activités et de disposer de qualités relationnelles permettant de travailler facilement en interaction avec des services et personnes variées.

Les missions de l'agent sont principalement liées à la gestion administrative de l'ED et au soutien à l'animation, notamment :
- La gestion de l'offre de formation de l'ED (planning, suivi des heures d'enseignement, inscriptions)
- La gestion du suivi pédagogique des doctorants (suivi des profils pédagogiques, comités de suivi)
- La gestion de procédures relatives au cursus doctoral (candidatures, soutenances)
- La gestion des événements ponctuels (remise des diplômes, doctoriales, journée de rentrée, forum des doctorants.)
- L'organisation des réunions des instances et le secrétariat associé (bureau et conseil de l'ED)
- Le lien avec le service communication de l'UTT

Activités :
- Création et gestion de l'offre de formation sur ADUM, coordination des plannings de cours doctoraux, suivi des inscriptions aux cours et des processus de validation et suivi des heures dispensées par les enseignants
- Gestion des comités de suivi des doctorants
- Gestion du processus lié à la campagne annuelle d'attribution des contrats doctoraux (publicité des sujets, organisation de la commission d'évaluation, préparation des dossiers pour la décision finale en Conseil de l'ED)
- Secrétariat du bureau et du conseil de l'ED (organisation des réunions, comptes rendus)
- Participation à l'organisation des événements ponctuels (Forum des doctorants, journée de rentrée, remise des diplômes, doctoriales, .)
- Gestion de la procédure de soutenance (essentiellement en période de forte activité)

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires
- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
- Réglementation relative aux modalités d'inscription, de mise en place des cotutelles de formation et d'obtention du diplôme de doctorat
- Très bonne connaissance des affaires pédagogiques et administratives
- Techniques de communication
- Langue anglaise : B1 à B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-faire opérationnels
- Maîtriser les outils bureautiques et connaitre les outils de gestion spécifique au doctorat (ADUM) ou avoir la capacité de se former rapidement à ces outils
- Maîtriser l'anglais (écrit et oral) pour interagir avec les doctorants étrangers et les partenaires dans le cadre des cotutelles internationales
- Avoir le sens de l'accueil, communiquer et assurer la bonne circulation de l'information au sein du service et au-delà ; Faire preuve de pédagogie
- Savoir hiérarchiser et prioriser les tâches en fonction du calendrier et de l'activité du service
- Savoir anticiper et respecter les délais
- Savoir rendre compte
- Savoir travailler en équipe
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Rédiger des comptes rendus et divers supports écrits

Compétences comportementales
- Polyvalence, capacité d'adaptation et autonomie
- Capacité à s'informer et à rendre compte à sa hiérarchie
- Savoir organiser son travail, anticiper, hiérarchiser et prioriser les taches,
- Capacité d'analyse et de synthèse, rigueur et précision
- Engagement, disponibilité, sens de l'équité et du service public, discrétion et confidentialité