Assistant - Assistante de Direction H/F

Communaute de Communes des Portes du Lux

Remplacement congé maternité :

ACTIVITES ESSENTIELLES
- Missions de secrétariat administratif
- Gestion des agendas des élus et organisation des rendez-vous
- Suivi des sollicitations diverses

TACHES A ACCOMPLIR
1. Secrétariat administratif pour la direction, le service économique et la Société Publique Local Synergie Ardenne-Meuse :
- Réalisation d'opérations de frappe et mise en forme de documents, d'écriture de courriers
- Prises de note et compte-rendu, réalisation de notes de synthèse et tableurs
- Suivi administratif des dossiers de subventions du service économique
- Travaux de reprographie, classement, archivage, etc..

2. Gestion des agendas des élus et de la direction générale
- Gestion des agendas et des invitations des élus, confirmation des présences et réponse aux différentes structures,
- Organisation de rendez-vous pour la présidence et la direction
- Gestion des réservations de salle, préparation des salles en vue des réunions / rendez-vous et notamment des visio-conférences.

3. Suivi des différentes sollicitations impliquant les services thématiques de la collectivité, tableaux de bord à suivre

4. Mission de remplacements au service d'accueil au public de la collectivité.

SAVOIRS ET SAVOIR ETRE PROFESSIONNEL
- Aisance rédactionnelle
- Esprit de synthèse des enjeux des dossiers thématiques
- Maitriser les outils informatiques (Word, Excel)
- Avoir le sens de l'organisation, de la rigueur et de la méthode
- Avoir le sens du service public et développer un relationnel externe pertinent
- Faire preuve de discrétion professionnelle et devoir de réserve

RELATIONS
Relation hiérarchique directe avec le directeur général et la chargée de mission économique.
Relations fonctionnelles internes : collaboration particulière avec le secrétariat général de la Communauté de Communes. Agent intermédiaire entre la direction et les cadres thématiques.

Relations fonctionnelles externes avec les élus et agents des communes, avec les prestataires de services et les entreprises, avec les administrations et avec les usagers.