Assistant Hébergement et Programmes H/F

Academic Programs International France Operating Company Limited

Résumé du poste:

L'Assistant(e) Logement et Programmes assure des missions de planification, d'organisation et de coordination liées à l'expérience extra-académique des étudiants sur site. Ce poste soutient également la mise en oeuvre des programmes personnalisés, en collaboration avec l'équipe API Paris.

Responsabilités principales:

Programmes personnalisés

- Contribuer à la conception et à la mise en oeuvre des programmes personnalisés et dirigés par des professeurs.
- Élaborer un budget et assurer le suivi des dépenses.

Excursions

- Planifier et exécuter les sorties (recensement, logistique, transport, activités).
- Coordonner avec le/la responsable académique le soutien logistique des excursions et activités culturelles.

Santé et sécurité

- Participer au système de rotation téléphonique d'urgence.
- Appliquer les procédures de santé, de sécurité et de sûreté : gestion des urgences médicales et autres, rapports d'incident, localisation et information des étudiants.
- Maintenir un réseau de ressources médicales et psychologiques et organiser leur intervention si nécessaire.

Logement:

- Recruter et sélectionner les familles d'accueil ; effectuer les contrôles de sécurité (détecteurs CO2, rapports de police, assurances).
- Être le principal contact pour toutes les questions de logement.
- Gérer les demandes de maintenance et assurer le suivi avec les prestataires (plombiers, électriciens, etc.). Superviser les check-in/check-out avec l'appui de l'équipe API Paris.
- Aider le/la Responsable Pays dans l'attribution des logements étudiants et enseignants.
- Suivre les processus opérationnels définis par l'entreprise (système interne de tickets, validation et attribution des logements, inscriptions aux événements, etc.).

Vie étudiante

- Préparer et envoyer les documents pré-départ aux étudiants.
- Organiser les activités étudiantes et événements spéciaux.
- Animer les orientations (pré-départ en ligne, accueil sur place, suivi culturel et résidentiel) et organiser les événements de clôture.

Autres missions

- Coordonner les visites de site ou programmes personnalisés.
- Accompagner les étudiants lors des sorties (journées, soirées, week-ends, séjours). Voyager ponctuellement hors de Paris si nécessaire.
- Compétences et savoir-faire Services étudiants : connaissance de la culture universitaire américaine et des enjeux du séjour à l'étranger.

Organisation : capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle et à établir des priorités.

Communication : excellentes compétences écrites et orales ; aisance en présentation publique

Flexibilité : disponibilité en soirée et week-end ; réactivité face aux imprévus.

Rigueur : sens du détail et respect des délais sans compromettre la qualité.

Langues : maîtrise du français et de l'anglais.

Informatique : très bonne maîtrise des outils numériques (Google Suite, Excel, , etc.).

Confidentialité : respect de la vie privée des étudiants et des données sensibles.

Expérience à l'étranger : un séjour d'études sur un campus américain est un plus.

Formation / parcours

- Bac +3 minimum, idéalement en gestion, relations internationales, tourisme, éducation ou domaine connexe.
- Une expérience dans l'accompagnement d'étudiants (services étudiants, vie associative, housing, programmes internationaux) est fortement valorisée.

Expérience professionnelle

- Expérience dans la gestion de programmes ou services étudiants, de préférence dans un contexte international.
- Expérience en organisation d'événements, logistique et coordination de groupes.
- Une expérience avec des étudiants américains à l'étranger est un atout important.

Compétences clés

- Excellente organisation : capacité à gérer simultanément plusieurs projets, prioriser et respecter les délais.
- Compétences interpersonnelles : sens du service, écoute, diplomatie, gestion de situations délicates (logement, discipline, urgences).
- Forte capacité de communication, à l'oral comme à l'écrit, en français et en anglais.
- Connaissance approfondie de Paris (culture, ressources locales, prestataires, vie quotidienne).
- Aisance avec les outils numériques et administratifs .

Qualités personnelles

- Grande réactivité, flexibilité (soirées, week-ends, urgences).
- Sens des responsabilités et rigueur dans le suivi administratif et opérationnel.
- Esprit d'équipe, capacité à collaborer avec une petite équipe multiculturelle.
- Sensibilité interculturelle et capacité à accompagner des jeunes adultes dans leur adaptation.

Langues

- Bilingue français/anglais
- Toute autre langue (espagnol, italien, allemand) est un plus.

API (Academic Programs International) offre aux étudiants du monde entier des expériences d'études à l'étranger enrichissantes et immersives. À Paris, API collabore avec des universités et institutions prestigieuses pour proposer des programmes variés, combinant cours académiques exigeants et découverte d'une ville inspirante.