Assistant Administratif Polyvalent H/F

Prefa France

Assurer l'accueil

- Accueillir et orienter les visiteurs et les collaborateurs
- Traiter les appels téléphoniques du standard
- Répondre aux demandes d'informations internes et externes
- Participer à la tenue des agendas
- Réceptionner et distribuer le courrier au sein de l'entreprise

Réaliser les travaux administratifs courants

- Mettre en forme, saisir, actualiser, présenter des documents professionnels à l'aide d'un traitement de texte
- Mettre en forme, saisir, actualiser, présenter des données à l'aide d'un tableur
- Utiliser les outils collaboratifs pour communiquer et traiter les demandes
- Trier et traiter les e-mails et le courrier quotidiennement
- Classer et archiver les informations et les documents
- Recueillir, contrôler, rédiger et transmettre les certificats de garantie
- Participer activement à la mise en oeuvre de démarches qualité ou d'audits internes

Comptabilité

- Pointer et contrôler les factures fournisseurs
- Demander la mise en paiement des factures fournisseurs auprès de la comptabilité en Autriche
- Contrôler les dépenses CB du bureau
- Tenir les tableaux de bord de suivi France - Autriche
- Rapprocher et pointer les balances clients et fournisseurs

Gestion du stock marketing

- Exécuter des opérations de réception, de stockage, de tenue des stocks, de préparation et d'expédition de brochures/échantillons de produits selon les procédures internes et dans le respect des règles de sécurité et des impératifs de délais
- Réaliser des opérations de manutention à l'aide de matériel de manutention léger (transpalette, diable...)
- Coopérer avec les préposés de La Poste et les divers transporteurs

info plus : Statut cadre / Temps plein 39h par semaine / Mutuelle d'entreprise

Du lundi au vendredi (exceptionnellement le samedi pour les évènements promotionnels)

- Français très bon niveau à l'écrit comme à l'oral
- Bon niveau en Allemand obligatoire à l'écrit comme à l'oral
- Connaissances des éléments de base en comptabilité générale
- Bonne utilisation des logiciels du pack Office et outils collaboratifs : Microsoft 365, Teams, Word, One drive, Outlook, Power Point, Excel
- Aisance avec les chiffres

Mission générale du poste : Il/elle participe à la gestion quotidienne du siège social à Sainte Croix en Plaine (68).60% Missions administratives et petites missions comptables 40% gestion du stock marketing et envois de colis. Collaboration avec l'ensemble des équipes de direction administrative, marketing, technique, commerce. Echanges avec notre cabinet comptable, nos clients, fournisseurs, prospects, organismes de l'état et partenaires. Connaissance de l'Allemand

- Français très bon niveau à l'écrit comme à l'oral
- Bon niveau en Allemand obligatoire à l'écrit comme à l'oral
- Connaissances des éléments de base en comptabilité générale
- Bonne utilisation des logiciels du pack Office et outils collaboratifs : Microsoft 365, Teams, Word, One drive, Outlook, Power Point, Excel
- Aisance avec les chiffres
- Ponctualité
- Pédagogie
- Forte autonomie
- Excellentes capacités de communication et d'écoute
- Esprit d'équipe
- Rigueur et organisation dans la gestion du temps et des priorités
- Réactivité, flexibilité, adaptabilité
- Capacité de faire face à des changements ou des interruptions fréquentes d'activités
- Apporter des retours positifs et/ou d'améliorations selon les sujets traités
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
- Respecter l'éthique de la société PREFA

L'entreprise PREFA Aluminiumprodukte GmbH,spécialisée dans le développement, la production et la commercialisation de systèmes de toits+photovoltaïques+façades en aluminium est présente dans toute l'Europe depuis plus de 75 ans. Au total, le groupe PREFA emploie environ 700 personnes dans 19 pays. La production de plus de 5 000 produits de qualité est exclusivement réalisée en Autriche et en Allemagne. Chaque année 4600 partenaires de pose sont formés dans 21 centres de formation en Europe.