Assistant Administratif Service H/F Aprolis

Nous recherchons notre futur(e) Assistant(e) Administratif(ve) Service pour le site de Villers Saint Paul

Résumé de la Description de poste
FINALITE DE L'EMPLOI

Sur la base des activités confiées par sa hiérarchie, l'assistant(e) administratif(ve) service assure la qualité et le respect des délais relatifs à la facturation (interne et externe) des dossiers hors contrats, conformément aux règles applicables internes.

Description de poste

ACTIVITES SIGNIFICATIVES

Facturation

- S'assurer d'avoir tous les éléments (bons de commande, devis signés, contacts, etc.) pour permettre la facturation des dossiers

- Etablir les factures hors contrats (internes et externes) des dossiers d'intervention clôturés, dans l'outil métier

- S'assurer que les factures établies sont cohérentes avec les devis associés (nombre d'heures d'intervention prévues, pièces commandées, etc.), et alerter, le cas échéant, les parties prenantes internes

- Suivre l'en-cours (relances clients si dossiers incomplets, relances internes si dossiers non clôturés dans l'outil métier), et contribuer à la liquidation des dossiers âgés avec les parties prenantes internes

- Garantir la bonne application des grilles tarifaires internes (taux horaires, forfaits de déplacements, revenus additionnels, etc.)

Gestion administrative

- Garantir la bonne imputation interne des différents coûts de revient d'un dossier dans le respect de la nomenclature comptable

- Mettre à jour les fiches clients dans l'outil métier sur les processus de facturation (tarification, contacts, bons de commandes obligatoires, etc.)

Commandes fournisseurs

- Contrôler la cohérence entre les commandes passées auprès des fournisseurs et les factures reçues

- Imputer les factures fournisseurs dans l'outil métier

- Contribuer, le cas échéant, à la gestion des litiges, en collaboration avec les parties prenantes internes

Planification

- Contribuer, le cas échéant, aux actions de planification des interventions (prise en compte des demandes, commandes, etc.)

RESPONSABILITES ET LATITUDES D'ACTION

Être garant(e) de la conformité, qualité et du délai de la facturation des interventions

Être garant(e) de la création et du suivi des factures dans l'outil métier

Être garant(e) de la fiabilité des données saisies dans l'outil métier, sur la base des informations transmises par les parties prenantes internes

Être un(e) interlocuteur(rice) privilégié(e) des équipes managériales service et des clients dans le domaine de la facturation

Connaitre et appliquer les procédures et règles de conformité internes et externes

CONNAISSANCES PROFESSIONNELLES

Diplôme(s) et/ou expérience(s)

Niveau Bac +2 dans le domaine administratif ou comptable souhaité et/ou 1 an d'expérience significative souhaitée

Connaissance(s) spécifique(s)

Compétence(s) technique(s)

Connaissance professionnelle dans le domaine commercial (relation client, etc.)

Connaissance générale dans le domaine administratif (facturation, règles de gestion, etc.)

Connaissance générale des outils informatiques et systèmes d'information

Compétence(s) comportementale(s)

Sens relationnel

Ecoute active

Rigueur

Sens de l'organisation

Réactivité

Adaptabilité