Assistant Administratif du Pôle Cadre de Vie et Environnement - Mairie de Melesse H/F

Fonction publique Territoriale

Située à 12km au Nord de Rennes, membre de la Communauté de Communes du Val d'Ille Aubigné et inscrite dans le dispositif Petites Villes de Demain, Melesse est une commune connaissant une forte dynamique démographique.
Reconnue pour la qualité de son cadre de vie, Melesse déploie un service de proximité sur l'ensemble de son territoire et recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) du pôle cadre de vie et environnement.

Sous l'autorité du responsable du pôle cadre de vie et environnement, vous assurerez les missions suivantes :
Gestion des demandes :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Traiter les courriers et courriels
- Recevoir, et traiter les demandes des services et administrés (répondre ou orienter)
- Réceptionner les demandes des entreprises et prestataires (renseignements, rendez-vous, interventions, orientations, livraisons, contacts, etc...)

Activités administratives :
- Animer, organiser et suivre l'activité de l'unité administrative en apportant une aide au responsable de pôle et aux responsables d'équipes dans les domaines financiers, techniques, administratifs et des ressources humaines
- Rédiger les courriers, rapports, comptes-rendus de réunions, notes
- Faciliter et sécuriser les procédures internes
- Assurer la gestion de dossiers transversaux
- Créer et mettre à jour les tableaux de suivi, les procédures et les différents supports
- Apporter une aide aux techniciens dans la rédaction et le lancement des consultations
- Rédiger les conventions en lien avec les services concernés, collectivités ou administrations concernées puis assurer le suivi administratif et financier de ces conventions
- Saisir les congés des agents du pôle, après validation des responsables
- Réceptionner, trier, classer et archiver les documents du service
- Rendre compte de l'activité
- Être force de proposition pour améliorer les méthodes de travail et l'organisation des services du pôle
- Participer aux réunions de services et de pôle

Activités budgétaires et comptables
- Gérer les devis du service technique
- Assurer le suivi de l'exécution budgétaire de l'ensemble des services du pôle et faire le lien avec le pôle ressources
- Suivre les contrats
- Contrôler les pièces, la cohérence des factures avec les devis et s'assurer du service fait
- Faire un point bimensuel avec les équipes et alerter en cas de dépassement de crédits)