Gestionnaire Administratif du Pôle Rédaction Doléances et Codoléances H/F

Fonction publique Territoriale

Au sein de la Direction de l'Appui Institutionnel, le pôle rédaction supervise, organise et coordonne les activités du service, et est en charge du contrôle du traitement et du suivi des courriers des administrés ne relevant pas de la compétence des services opérationnels.

Vous serez en charge de la réception, du traitement et du suivi des demandes écrites des administrés, du recueil, de l'exploitation et du traitement des informations nécessaires au fonctionnement administratif du service, ainsi que le traitement des dossiers de doléances et condoléances de la Ville de Nice, Métropole Nice Côte d'Azur et CCAS.

Vos missions principales seront :

* Le recueil et/ou l'exploitation d'informations :
- Vous recueillerez des informations auprès des directions municipales, du CCAS et métropolitaines, ainsi qu'auprès des organismes extérieurs (Conseil Départemental, Préfecture, Police Nationale, etc...) pour le traitement des dossiers.

* Le traitement de doléances :
- Vous traiterez des demandes d'emplois; de logements, d'admissions en crèche, de dérogations scolaires des administrés, des associations, etc...

* La rédaction de notes, courriers et documents synthétiques :
- Vous rédigerez en réponse à des demandes d'interventions des direction métropolitaines ou municipales, ainsi que des partenaires institutionnels ;
- Vous rédigerez en vue d'obtenir des informations sur les actions engagées ;
- Vous élaborerez, mettrez en signature et enverrez des courriers de félicitations, naissances, mariages et remerciements.

* La réponse à des courriers de particuliers :
- Vous rédigerez des courriers de réponses adressés aux particuliers ayant sollicité la collectivité et ses représentants : préparation de lettres types ou adaptées selon la demande du requérant, transcription à votre hiérarchie pour validation préalable, puis envoi en signature.

* La gestion des condoléances :
- Vous identifierez les décès à signaler ;
- Vous proposerez le format de l'expression des condoléances (fleurs, courriers, représentation, etc...) ;
- Vous solliciterez auprès du service des délégation la représentation du Maire-Président aux obsèques ;
- Vous élaborerez, mettrez en signature et enverrez des courriers de condoléances.

* L'élaboration et/ou la gestion des fichiers de publipostage pour l'envoi de courriers ;
* La saisine et la mise à jour des bases de données ;
* La réalisation de documents synthétiques en vue d'informer votre hiérarchie et l'exécutif sur l'état d'avancement des dossiers ;
* Le renseignement téléphonique des interlocuteurs sur leurs dossiers et/ou la réorientation vers les services compétents ;
* La reprographie, le classement et l'archivage de documents/dossiers.