Assistant - Assistante de Département H/F

Ecole Polytechnique

Au sein du département de Physique, sous la responsabilité de la Présidente de département, et en lien avec la gestionnaire administrative et financière du département et la deuxième assistante du Département, le/la titulaire du poste assure un soutien administratif aux activités du Département de Physique. Il/elle contribue à la vie du département, notamment avec un focus sur le suivi scolarité des élèves et étudiants à tous les niveaux (Cycle ingénieur, Bachelor, Master).

A ce titre, vous assurez les missions principales suivantes :
Contribuer à la vie administrative du département
* Assurer un rôle d'accueil et de renseignement.
* Contribuer à la vie du département.
* Contribuer à la mise à jour de l'annuaire des enseignants et de la saisie des nouveaux enseignants et renouvellements sur Onboarding.
* Contribuer à l'organisation des recrutements (postdoctorants et enseignants), préparation des dossiers pour les comités, organisation des réunions de recrutement.
* Participer aux activités du département suivant les demandes de sa Présidente ou son Président.

Assurer le suivi scolarité
* Assurer le lien entre élèves/étudiants, enseignants et administration pour tous les enseignements du Département.
* Mise à jour des PA en lien avec les enseignants responsables.
* Suivi des choix de cours et des inscriptions en cours.
* Suivi des stages de recherche des élèves et étudiants.
* Suivi du rendu des notes.

Contribuer à l'organisation des événements et à la communication du département
* Organiser les séminaires du département : réservation des espaces et prestataires extérieurs, préparation et diffusion de l'affichage, information par mail.
* Organiser des événements spécifiques, tels que des séances d'information à destination des élèves et étudiants : Réservation des espaces et prestataires, préparation et diffusion de l'affichage, information par mail.
* Gérer les inscriptions et accueil, selon les besoins de l'évènement.

Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie de détachement ou par voie contractuelle.
Vous bénéficierez des avantages suivants :
* 25 jours de congés + 18 RTT
* Télétravail en fonction du poste
* Remboursement du titre de transport à hauteur de 75%
* Des services (restaurant d'entreprise, bibliothèque, Musée de l'X, service postal, coiffeur)
* Services de santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit...
* Équipements sportifs (piscine, courts de tennis, salle de sport...)
* Mutuelle collective (sauf cas de dispense) prise en charge à 50%

Rémunération : fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire et IFSE correspondant à l'emploi) ou contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.

L'École polytechnique s'engage à un recrutement favorisant l'égalité, la diversité et l'inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle.).

Vous êtes notre perle rare car :
Vous justifiez d'une expérience significative (au moins 5 ans) dans un poste similaire, idéalement acquise au sein d'un EPST ou d'un EPSCP.
Vous êtes reconnu(e) pour votre capacité à analyser et transmettre l'information avec clarté, à organiser vos priorités avec efficacité, à faire preuve d'initiative et de réactivité, tout en collaborant avec aisance et en vous adaptant facilement à des environnements variés.