Assistant Gestionnaire en Immobilier H/F

des Copro du Centre Commercial

Nous recherchons un Assistant gestionnaire en immobilier (H/F) afin de compléter nos effectifs.

Sous la responsabilité du Directeur de centre, tout en contribuant à la bonne gestion immobilière du centre commercial. Vous travaillez en étroite collaboration avec le Directeur de centre, le Responsable des services techniques, et représentez l'entreprise auprès des commerçants, des clients et des fournisseurs.

Missions principales :

Suivi de la gestion Immobilière : en lien avec le Directeur de centre et le Responsable des services techniques :

- Via logiciel de gestion SAP, traitement des commandes et factures fournisseurs, archivage,
classement, reporting,
- Participer à l'élaboration du budget d'exploitation du Centre, établissement des probables
trimestriels, estimation du probable budgétaire de fin d'année.
- Participer à la reddition des comptes (Suivi des factures non parvenues, audits des comptes,
préparation de l'arrêté de l'année n-1)
- Assurer le suivi des budgets des travaux bailleurs en lien avec la Tenant Coordination (lettres
de commandes, suivi des commandes, bons à payer.)

Suivi technique, conformité et règlementaire :

- Assurer le suivi des budgets des travaux bailleurs en lien avec la Tenant Coordination (lettres
de commandes, suivi des commandes, bons à payer.
- Assister à la gestion administrative des travaux CAPEX : note d'attribution, devis, relations
avec les fournisseurs
- Gestion et procédures assurances : assurer les relations avec le courtier en assurances, dans
une optique de maintien et d'amélioration des immeubles ainsi que de protection des biens et
des personnes : déclarations de sinistres, etc.
- Participer à la préparation des Audits de conformité du centre,
- Participer à la préparation et à l'organisation des commissions de sécurité ou tout contrôle de
l'administration (Convocation, PV, courrier enseignes)
- Participer à la gestion de relation prestataires et administrations, (suivi qualité, plannings,
courriers...)

Participation aux Assemblées Générales (AG), aux Conseils syndicaux, aux réunions sur les charges :

Préparation des AG ou Conseils d'administration :

- Envoi des convocations aux participants
- Remise des bulletins de vote à l'entrée et recensement des personnes présentes

Participation aux AG :
- Comptabilisation des votes
- Elaboration du procès-verbal
- Envoi des procès-verbaux aux commerçants, au siège

Gestion des relations avec les fournisseurs et les administrations,
Numérisation et indexation des procès-verbaux des AG, des dossiers d'aménagement de
boutiques, des rapports de commission de sécurité et de tous les documents administratifs,
techniques et sécuritaires.

Profil recherché :

- Connaissances SAP
- Connaissances en comptabilité
- Appétences sujets techniques
- Maitrise du Pack Office / SAP