Gestionnaire Administratif H/F

Fédération Hospitalière de France

Descriptif Descriptif du poste :

Intitulé du poste
Adjoint des cadres Gestion administrative
Catégorie professionnelle et/ou Corps et grade recherché(s)
Peuvent postuler : CDI ou statut de titulaire de la FPH, Agent de catégorie B / Filière Administration; Détachement; Mutation
Famille / Spécialité professionnelle / Métier
Famille : MANAGEMENT, GESTION ET AIDE A LA DECISION , COMPTABILITE Sous-famille : AGENT DE GESTION ADMINISTRATIVE / Code métier : 45S20
Unité Fonctionnelle
Pôle
1032 - Administration
GCS GAPM Groupement Audois
de Prestations Mutualisées
Localisation du poste de travail
PLATEFORME MEDICO-LOGISTIQUE 1820 chemin de la Madeleine MONTREDON
11000 CARCASSONNE
Lieux d'intervention
PLATEFORME MEDICO-LOGISTIQUE Bureau localisé au 1er étage Administration/Direction. Déplacements possibles sur les sites des établissements membres du GCS.
Présentation de l'entité et du service d'affectation
Entité d'affectation : GCS GAPM Groupement Audois De Prestations Mutualisées
Le Groupement Audois de Prestations Mutualisées (GAPM) est un Groupement de Coopération Sanitaire, de droit public.
Il assure des prestations intellectuelles et matérielles logistiques et pharmaceutiques plus de 40 établissements sanitaires, médico-sociaux et sociaux du département de l'Aude (pour l'essentiel).
Le chiffre d'affaire annuel s'élève en moyenne à 44 M. La structure enregistre des excédents budgétaires depuis 2018 et a été présentée comme un modèle, pour ses résultats financiers et la satisfaction de ses membres, par la Cour des Comptes dans son rapport du 6 mai 2025.
Nés d'un choix de coopération de plusieurs établissements de santé de l'Aude, situés à proximité de Centre Hospitalier de Carcassonne, nous sommes une structure publique locale à taille humaine regroupant une centaine d'agents professionnels dont les missions portent sur la gestion des activités médico-logistiques pour le compte de nos membres.
Nos activités
Logistique pharmaceutique Unité de production alimentaire - liaison froide - buffet et Food Truck- Unité de production textile - Logistique hôtelière et alimentaire - Transport Prestations intellectuelles
Nos valeurs
Adhésion aux missions de service public, travail coopératif avec nos membres, valorisation des politiques territoriales.
Service d'affectation : Administration générale
L'administration générale est au service de l'ensemble des process logistiques et pharmaceutique pour assurer leur bon fonctionnement et la gestion de tous les flux comptables et financiers.
Dans son organisation interne, l'administration repose sur différentes cellules (Achats-marchés, gestion des factures fournisseurs et circuit comptable associé, enregistrement des recettes et émission des mandats correspondants, contrôle de gestion, comptabilité analytique, administration générale et direction).
L'ensemble des agents travaillent en coordination et la plupart du temps sous forme de binôme.
Description synthétique du poste
Description reproduite en cas de publication de poste
Placé sous l'autorité hiérarchique du Responsable Administratif et Financier et du Directeur Général de la structure, l'adjoint des cadres est partie prenante dans la mise en uvre du processus comptable du GCS GAPM, selon les règles et procédures en vigueur, à travers notamment la gestion de la facturation et des litiges vis-à-vis des membres, la fixation des tarifs de ventes, suivi des indicateurs d'activité, le contrôle de gestion interne et la tenue des écritures en comptabilité générale et analytique.
Il travaille avec l'ensemble des responsables de process pour la récupération des données de facturation. Il est un des interlocuteurs privilégiés des établissements membres en cas de litiges.
Il participe aux instances internes (comité encadrement, CSE, groupes de travail) et externes (assemblée générale, pour le traitement des dossiers dont il a la charge, directoire).
Il est également amené à participer à des études collaboratives et pluri disciplinaires de type analyse de gestion, de faisabilité de développement d'activité dans le cadre de projets participatifs.
Missions principales
Description des activités déclinées en tâches :
· Traitement de la facturation à destination des membres (dans toutes ses phases comptables à l'exclusion des encaissements) des prestations consommées (et retracées par les logiciels métiers ou les données d'activité pour l'ensemble des process,
· Identification et gestion des litiges avec les membres, Traitement des rejets sur CHORUS,
· Traitement de la facturation autre (rétrocessions, factures diverses et internes), suivi et gestion des litiges éventuels,
· Mise à jour des tarifs de prestations (tous process), en fonction des délibérations de l'assemblée générale et de l'évolution des prix unitaires,
· Gestion du Portail Automatisé Dématérialisé (catalogue de vente pour nos membres)
· Suivi du budget d'exploitation et mesure des écarts entre le réalisé et le prévisionnel,
· Suivi des indicateurs d'activités (tableaux de bord), comme outil de suivi des recettes et d'optimisation des facteurs de production,
· Enregistrement et suivi de la comptabilité analytique à partir des éléments de la comptabilité générale,
· Participe aux opérations de contrôle de gestion.
Objectifs institutionnels : participer activement à la bonne dynamique du GCS GAPM :
- Proposer des actions d'optimisation du fonctionnement dans son domaine d'activité
- S'inscrire dans la politique de développement socioéconomique du GAPM
- Être force de proposition pour le bon fonctionnement et la promotion des activités du GAPM avec les études et éclairages financiers correspondants.
Missions annexes
· Assister le responsable dans l'élaboration du budget initial et des décisions modificatives
· Participation à la clôture de l'exercice
· Intégration de la comptabilité (yc analytique) dans le système d'information retenu
· Polyvalence sur des tâches administratives ponctuelles
· Concevoir, formaliser et adapter des procédures, protocoles, modes opératoires, consignes relatives à son domaine d'activités
· Remplacement de la personne en charge des commandes service technique de maintenance et hors stock en son absence
· Assister aux réunions du comité d'encadrement
· Correction de divers blocages et paramétrage dans l'ERP
· Apporter un appui dans l'organisation de la réservation des salles de réunion, coordonner et assurer l'accueil des participants
Liaisons fonctionnelles
· Responsables process
· Les représentants des établissements membres
· Les clients
· Agence comptable
· Relations internes et externes
Liens hiérarchiques
· Directeur Général et Administrateur du GAPM
· Responsable Administratif et Financier
QUALITES, CONNAISSANCES ET COMPETENCES REQUISES
Intitulé
Niveau recherché
S
A
M
E
CONNAISSANCES
Bureautique
x
Accueil téléphonique
x
Classement et archivage
x
Communication / relation interprocess
x
Gestion administrative
x
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
x
Technologie de l'information et de la communication (NTIC)
x
SAVOIR FAIRE
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
x
Evaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations
x
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
x
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses nature
x
Travailler en équipe / en réseau
x
Utiliser les outils bureautiques / Technologie d'Information et de Communication (TIC)
x
SAVOIR ETRE
Organisation, rigueur et méthode
x
Sens de l'initiative et des priorisations dans le travail, autonomie et adaptabilité
x
Sens de la collaboration, du travail en équipe
x
Gestion du stress
X
Rigueur
X
Implication
X
Exemplarité
x
S : sensibilisation / A : application / M : maîtrise / E : expertise
Profil
Pré requis obligatoires :
Formation assistant de gestion et organisationnelle
Diplôme Bac +3 ou expérience significative
Pré requis souhaités :
Connaissance dans les règles de comptabilité publique
Maîtriser les présentations Powerpoint et les outils informatiques et outils de requêtage
Aptitudes recherchées
- Avoir le sens de la communication por s'assurer de la bonne transmission des différentes informations entre toutes les parties prenantes de l'organisation
- Avoir l'intelligence relationnelle, agilité et capacité d'adaptation : pour pouvoir échanger avec des interlocuteurs variés (membres, partenaires, collaborateurs, directeurs, etc.) et s'adapter aux différents environnements
- Avoir le sens du service et discrétion : pour effectuer son travail dans le respect des règles de confidentialité liées à sa fonction
- Savoir gérer des priorités et anticipation
Conditions d'exercice
Poste à temps plein
Rythme de travail : 7h40 par jour du lundi au vendredi (9h-16h40) et nécessités de service
Travail en journée continue.
Travail en binôme
Environnement de travail : bureau indépendant dans une pièce commune, moyens informatiques, téléphoniques et bureautiques, véhicule de service en cas de déplacements professionnels
Exigences relationnelles :
- travail en groupe
- gestion des communications / situations difficiles
Autres :
- télétravail possible sous réserve du respect de la charte
- QVT développée (groupe de convivialité existant
Logiciels utilisés : Pack Office (Excel intermédiaire), Business Objet (BO), ERP SAP

Profil recherché :

Pré requis obligatoires :
Formation assistant de gestion et organisationnelle
Diplôme Bac +3 ou expérience significative
Pré requis souhaités :
Connaissance dans les règles de comptabilité publique
Maîtriser les présentations Powerpoint et les outils informatiques et outils de requêtage
Aptitudes recherchées
- Avoir le sens de la communication pour s'assurer de la bonne transmission des différentes informations entre toutes les parties prenantes de l'organisation
- Avoir l'intelligence relationnelle, agilité et capacité d'adaptation : pour pouvoir échanger avec des interlocuteurs variés (membres, partenaires, collaborateurs, directeurs, etc.) et s'adapter aux différents environnements
- Avoir le sens du service et discrétion : pour effectuer son travail dans le respect des règles de confidentialité liées à sa fonction
- Savoir gérer des priorités et anticipation