Secretaire Medicale Consultation de Chirurgie Pediatrique H/F

Fédération Hospitalière de France

Descriptif Descriptif du poste :

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
1 Bureau dédié situé au cur des consultations de chirurgie pédiatrique Hôpital des Enfants
Travail en collaboration avec le secrétariat d'hospitalisation de chirurgie pédiatrique, l'équipe paramédicale et les chirurgiens.
MISSIONS
-Accueillir et renseigner les patients, familles et usagers.
-Planifier les activités (parcours patients, agenda des consultations, admissions, convocations).
-Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient.
-Etre garant de la coordination médico-administrative et de la circulation de l'information.
ACTIVITES
>Accueil
- Accueil physique/téléphonique et orientation des patients pour une prise en charge de qualité post-consultations et post-hospitalisation (conventionnelle et/ou ambulatoire) avec identification, tri et gestion des priorités en évaluant le degré d'urgence et les besoins/attentes des patients
- Prise de rendez-vous pertinente en lien avec le parcours patient de chirurgie pédiatrique pour mise en adéquation des pathologies et des spécificités des chirurgiens - DXplanning
>Optimisation de la gestion et coordination médico-administrative
- Gestion des agendas des médecins (dans DxPlanning) en partenariat avec la DSI : paramétrage des créneaux de consultations sur DxPlanning, annulation et reprogrammation des RDV à la demande des chirurgiens
- Gestion des agendas spécifiques aux consultations pluridisciplinaires développées en chirurgie pédiatrique en collaboration avec l'équipe paramédicale de l'ambulatoire
- Coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultations, examens) en lien avec les plateaux techniques, les services de consultations et d'hospitalisations.
- Organisation des activités en fonction des moyens et transmission de l'information à l'équipe pluridisciplinaire
- Envoi des mails spécifiques à la consultation chirurgie pédiatrique (mail des chirurgiens, pédiatres du Pôle Pédiatrie, des parents
>Gestion et suivi des éléments du dossier patient
- Tri, mise en conformité, vérification de la qualité des informations relatives au dossier dans le cadre règlementaire et de l'identito-vigilance
- Numérisation, tri documentaire, et connaissances des procédures de conservation documentaire
>Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité
- Saisie des courriers de consultations, mise en forme de documents
- Mise en cohérence des données dans le cadre du dossier médical informatisé
- Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identito-vigilance
ACTIVITES SPECIFIQUES :
- Tutorat : Accueil, encadrement et accompagnement pédagogique de personnes (agents, étudiants, stagiaires, nouveaux professionnels...)
- Mise en place, organisation, suivi des staffs médicaux
- Participation à l'activité universitaire
- Suivi/organisation de DU ou DIU (Diplôme Universitaire et Inter universitaires)
- Organisation des missions d'enseignement post universitaires/congrès/colloques
- Suivi et accompagnement des projets transversaux en lien avec l'activité

Profil recherché :

COMPETENCES REQUISES :
TECHNIQUES :
-Adapter des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes relatives à son domaine de compétences
-Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
-Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
-Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
-Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétences
-Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers ( Dx Care, Dx planning, OPERA, IMS)
ORGANISATIONNELLES :
-Adapter sa posture, sa pratique professionnelle à des situations critiques / particulières, dans son domaine de compétences
-Analyser et faire évoluer sa pratique professionnelle
- Utiliser les moyens mis à disposition pour s'informer et connaitre le fonctionnement du service/de l'unité/de l'établissement
-S'investir dans les projets du service/de l'unité/de l'établissement
-Accueillir, encadrer et accompagner des agents/étudiants/stagiaires/nouveaux professionnels (tutorat)
RELATIONNELLES :
-Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
-Communiquer auprès d'interlocuteurs variés et être l'interface entre les patients, les équipes et le corps médical
-S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
-Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
-Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau
-Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel