Chargé de Gestion Administrative pour l'Apprentissage H/F

Institut de Formation Professionnelle en

Finalité :
Assurer la gestion des opérations administratives liées à l'apprentissage

Catégorie statut : Contractuel B

Résidence administrative : UFA LES Fontenelles Chemin des Fontenelles 27400 Louviers

Missions principales :

Aide à la gestion administrative des apprentis
- Gérer les absences des apprentis (en lien avec DDFPT, CPE-AED, entreprises), contrôle et suivi de l'assiduité et des retards.
- Préparer les dossiers administratifs liés à l'apprentissage (promesse d'embauche, contrats, calendrier, aide entreprise) - en lien avec le pôle apprentissage et le DDFPT,
- Informer les apprentis sur leurs aides,
- Assurer les demandes de 1er équipement,
- Actualiser des données de suivi d'activités de la structure (tableaux de bord tableaux de résultats...)
- S'assurer que les visites en entreprise sont bien réalisées
- Veiller à la complétude des documents pédagogiques (livrets d'apprentissage, livret de co-formation.),
- Promouvoir et gérer les demandes d'aides au permis de conduire
- Participer au suivi des livrets d'apprentissage et de co-formation
- S'assurer de la mise en place des procédures conformément aux exigences du label qualité EDUFORM.
- Renseigner et compléter l'outil de gestion Ypareo (formation prévue sur site)
- Promouvoir la mobilité internationale des apprentis

Aide à la gestion administrative des enseignants :
- Participer au suivi des heures réalisées par les enseignants

Aide à la Vie Scolaire :
- Participer aux réunions de travail et évènements en lien avec l'apprentissage, pouvant comprendre la réalisation de compte-rendu et le suivi des actions.
- Participer à des activités complémentaires aux enseignements (encadrement sorties public mixte Apprentis / Scolaires, activités sportives, culturelles ou artistiques, ).
- Aider à l'intégration collective des élèves handicapés (référente handicap).

Relations hiérarchiques :
- Les missions s'exercent sous l'autorité du chef d'établissement, en lien direct avec le DDFPT et le pôle apprentissage.
- Sous l'autorité hiérarchique de la direction opérationnelle de l'IFPRA

Particularités fonctionnelles :
En établissement scolaire : 803,5 h annualisées
- Exercice des fonctions en établissement, horaires parfois décalés appelant une certaine souplesse.

Connaissances :
- Outils de bureautique.
- Conditions et modalités de mise en oeuvre de l'apprentissage.
- Qualités rédactionnelles
- Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, )
- Connaissance de la réglementation applicable (droit du travail, apprentissage, cadre scolaire).

Profil professionnel :
- Discrétion professionnelle.
- Aptitude au travail en équipe.
- Aptitudes relationnelle et aisance à s'exprimer.
- Flexibilité et dynamisme.
- Autonomie, disponibilité et bienveillance.
- Rigueur et ponctualité.

Compétences opérationnelles :
- Maîtriser la mécanique du contrôle des absences, la gestion de dossiers et les tâches administratives
- Accueillir les partenaires et orienter les personnes selon leur demande.
- Organiser le calendrier des rendez-vous, visites, réunions et rencontres.
- Savoir appliquer la réglementation.
- Savoir être organisé et méthodique.
- Savoir adapter sa posture et son discours en fonction du public (élève, famille, équipe pédagogique, direction...)