Assistant·e Administratif·ve Pole Voyages et Missions H/F

Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Mission du poste

Rattaché.e à la Responsable du Pôle Voyages et Missions vous renforcerez l'équipe en place pour la gestion des voyages professionnels des personnels de l'Université en lien direct avec le déploiement de NOTILUS, l'outil de dématérialisation des missions utilisé par toute l'université (environ 4000 personnels). Vous serez également amené.e à collaborer avec des acteurs de la gestion financière dans le cadre des contrôles et vérifications des bons de commandes missions.

Vos principales activités seront:

- Assurer l'accompagnement des utilisateurs pour leurs voyages (réponse aux mails et tickets, renseignements de la communauté universitaire dans le respect de la politique de l'établissement)

- Contrôler et valider les déplacements en veillant au respect de la politique voyage

- Réaliser des contrôles de missions à posteriori et contribuer aux analyses à la demande de votre hiérarchie

- Participer à l'enrichissement et l'animation de l'espace intranet

- Contribuer à la veille et à l'actualisation des manuels et procédures

- Contribuer à la tenue d'une FAQ

- Participer à l'organisation des formations dispensées par la responsable (envoi de convocations, préparation des documents de formation réservation de salles)

- Suivre les relances pour mise à jour des ordres de missions

- Suivre les anomalies détectées dans l'outil