Secrétaire H/F

Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Rattaché(e) à la responsable administrative, le/la secrétaire aura pour mission de gérer l'accueil du SSU sur le site Rockefeller, l'agenda des consultations sur Acteur, les tableaux de suivi et le secrétariat du service

Assurer l'accueil physique et téléphonique des étudiants, des interlocuteurs internes et externes.

Assurer le suivi des demandes d'aménagement des étudiants en lien avec les médecins du service et la mission handicap

Traiter les réponses aux étudiants sur les boites emails du service

Gérer sur le logiciel métier Acteur : les agendas des rendez-vous des médecins, infirmières, psychologues, psychiatres, diététiciennes,.......etc.).

Gérer le paiement CB des consultations sur le TPE

Tenir à jour le fichier Excel des paiements CB pour transmission à l'agence comptable

Tenir à jour le fichier Excel du recensement des demandes de rdv (téléphones, présentiels, mails) pour notre suivi statistique

Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...)

Rédiger les comptes rendus des réunions de service sous forme d'avis de décision

Gérer les inscriptions des étudiants pour les formations PSSM

Assurer le lien avec les scolarités sur les ateliers dispensés par le SSU

Participer aux opérations de logistique du service et assister les personnels et les équipes (livraison, classement, gestion des stocks et des besoins,....etc)

Aller chercher le courrier, l'ouvrir et le distribuer aux professionnels après l'avoir scanné

Classer et archiver des documents

Passer des commandes

Assurer ou participer à toute activité qui pourrait être confiée dans le cadre de sa mission ou dans l'intérêt du service.