Secrétaire pour l'Institut de Formation en Soins InfirmiersVierzon H/F

Fédération Hospitalière de France

Descriptif Le Centre Hospitalier de Vierzon, membre du Groupement Hospitalier de Territoire du Cher (18) est situé à 1 heure de Tours et d'Orléans, 30 min de Bourges et 2h de Paris, et a une capacité de 490 lits. Facilité d'accès grâce à un réseau ferroviaire bien desservi et aux plusieurs autoroutes passant par Vierzon.

Le CH de Vierzon dispose de :
- 5 pôles de soins répartis sur deux sites :
O Pôle Médecine, de 60 lits et places
O Pôle CAFE (Chirurgie, Anesthésie, Femme, Enfant) de 62 lits et places
O Pôle Urgences, dont 4 lits d'UHTCD
O Pôle Médicotechnique
O Pôle SSR-EHPAD-USLD de 348 lits et places + un plateau technique de rééducation
- Une pharmacie à usage intérieur
- Un IFSI/IFAS Institut de Formation en Soins Infirmiers/d'Aide-Soignant

Le CHV recherche une Secrétaire à mi-temps pour son Institut de Formation en Soins Infirmiers.

MISSIONS GENERALES

- Accueil des personnes (patients, usagers, familles, etc.)
- Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes)
- Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées
- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
- Prise de rendez-vous / gestion des agendas
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

MISSIONS SPECIFIQUES

- Accueil physique des différents publics (apprenants, intervenants ) les lundis, mercredis et vendredis
- Tri et répartition du courrier entrant
- Gestion des appels téléphoniques : réception, traitement, traçabilité et suivi des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques reçus sur la boite générique de l'institut les lundis, mercredis et vendredis
- Gestion des épreuves de sélection à l'entrée en formation IDE et AS :
- Mise à jour des dossiers d'inscription à la sélection (voie professionnelle continue) en lien avec l'évolution de la réglementation
- Enregistrement des dossiers d'inscription
- Organisation de la sélection (convocation des candidats, des jurys, préparation des salles, préparation des documents)
- Saisie des notes
- Envoi des courriers de réponse
- Gestion des listes
- Gestion administrative des dossiers
- Préparation des dossiers
- Tri des différents documents et orientation vers le professionnel de l'institut en charge de leur traitement (certificats de vaccination et d'aptitude, documents de stage...)
- Enregistrement des données administratives dans le logiciel FORMEIS
- Vérification de l'attestation CVEC
- Enregistrement des chèques d'inscription à l'université
- Suivi de l'enregistrement des chèques par la régie
- Classement des documents (courriers, feuilles de stages, évaluations, certificats)
- Enregistrement des absences dans FORMEIS après information des formateurs référents
- Archivage des dossiers administratifs et pédagogiques en fin de formation
- Gestion des stages
- Actualisation de l'alternance cours-stages
- Envoi des demandes de stages
- Enregistrement des réponses aux demandes de stage dans le logiciel FORMEIS
- Edition des conventions et courriers
- Préparation des documents de stage (feuilles de compétences, feuilles d'horaires)
- Envoi à la blanchisserie du Centre Hospitalier de Vierzon la liste des étudiants en stages avec les services d'affectation et taille des tenues professionnelles (au minimum 2 semaines avant le début de stage)
- Enregistrement des horaires après vérification par les formateurs référents
- Enregistrement des feuilles de stage après validation par le formateur référent
- Rédaction des courriers de sorties de stages
- Edition mensuelle des frais de déplacement
- Edition mensuelle des indemnités
- Gestion de la certification dans le respect de la procédure rédigée par la DREETS
- Inscription des élèves et étudiants sur la base de données de la DREETS
- Contrôle de la complétude des dossiers
- Enregistrement des notes sur la base de données
- Envoi des dossiers.

- Déclaration des accidents de travail ou de trajet sur le site de la CPAM

SAVOIR-FAIRE REQUIS

-Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)

SAVOIR-ETRE REQUIS

-Capacités relationnelles
- Sens du travail en équipe
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Initiative dans le respect des limites de son champ de compétences
- Respect du secret professionnel et de la discrétion professionnelle
- Utilisation d'un langage et d'un vocabulaire professionnel
- Souci de perfectionnement
- Etre capable de rechercher les informations dans les documents mis à disposition

FORMATIONS REQUISES
- Secrétariat et gestion administrative
- Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III)