Assistant Administratif - Liens aux Familles H/F

Cc du Val de Drome en Biovallee

Vous intégrerez une direction Petite enfance qui compte plus de 90 agents répartis dans les 10 Etablissements d'accueil du jeune enfant (2 multi accueils, 7 micro crèches et 1 multi accueil familial), les 3 Relais Petites enfance et les 4 Lieux d'accueil enfants parents. Cette direction est en développement avec le projet de deux nouvelles structures à court terme. Elle a à coeur de conjuguer les besoins des familles et l'exigence du suivi administratif et réglementaire.

LE POSTE
Assurer le lien administratif aux familles sollicitant ou accueillies par la Direction Petite enfance.
MISSIONS
1/ Contribuer à l'information des familles sur l'offre d'accueil petite enfance (30%)
Réceptionner les demandes d'accueil, téléphonique ou mail ou physique et orientation
Préparer des réunions avec les familles (création d'outils, respect des marches à suivre.)
Constituer des dossiers de demande de places en EAJE : suivi des documents, relance etc.
Assurer un lien régulier avec les EAJE et le RPE (les 3 antennes) : information des places restant disponibles, des demandes sur le territoire (observatoire de l'offre et de la demande).
2/ Assurer le suivi administratif des familles accueillies (60%)
Préparer la commission d'attribution des places en structures d'accueil et suivi (courriers de réponses aux familles, constitution du dossier d'accueil conformément au règlement, planning des familles)
Elaborer et suivre les contrats d'accueil (avenants, changement de contrats)
Réaliser la facturation aux familles et le suivi des impayés avec l'appui du logiciel métier et de la responsable administrative et financière de la Direction
Répondre aux demandes administratives des familles (attestations, justificatifs.)
Diffuser les informations de la Direction (règlement de fonctionnement, fermetures exceptionnelles.)
Assurer le suivi des conventions spécifiques d'accueil des familles : places AVIP et places réservées (réalisation des bilans, participation aux comités de pilotage, liens réguliers)
3/ Assurer la continuité du service administratif petite enfance (10%)
Savoir réaliser les tâches urgentes des collègues du service (remplacement ponctuel)
Assurer une entraide ponctuelle en fonction des dossiers (journée pédagogique, commission d'attribution.)
Réalisation de tâches administratives diverses en fonction des besoins généraux de la direction (courrier, compte rendu, organisation de réunion.)

Savoirs :
Compétences administratives (tableaux de suivi, rédaction d'actes et de courriers, tenue de fichiers.).
Connaissance du monde de la petite enfance (modes d'accueil, partenaires, réglementations techniques.).
Savoir-faire (et numériques) :
Accueillir, informer et conseiller,
Savoir s'organiser en autonomie, gérer les priorités et savoir respecter des délais,
Capacité rédactionnelle (compte rendu, note)
Capacité à rechercher des informations/documents,
Capacité d'alerte et d'anticipation,
Bonne connaissance de la suite Office, utilisation facile d'Internet et des plateformes professionnelles
Savoir-être :
Aptitudes avérées au travail en équipe,
Goût pour le contact avec le public
Faire preuve de curiosité et de rigueur.
Etre force de proposition
Discrétion indispensable.

CADRE DE TRAVAIL :
Déplacements réguliers sur le territoire. Télétravail possible, à hauteur d'une journée/semaine selon les nécessités de service. L'organisation de ce temps de travail sera définie en concertation avec l'agent recruté.
Rémunération statutaire, IFSE, participation mutuelle santé, titres-restaurants, Comité National d'Action Sociale/UNADERE.

PRISE DE POSTE AU PLUS TÔT