Assistant de Direction H/F

Pupilles de l Enseignement Public

L'assistant de direction (H/F) recueille et traite, dans le domaine administratif, les informations nécessaires à la préparation des décisions. Il assure le suivi de certains dossiers confiés aux directions qu'il assiste, ainsi que la gestion de leurs relations internes et externes. L'Assistant de direction (H/F) pilote, par des liens fonctionnels, une équipe administrative.

Missions principales confiées :

- Instruire des dossiers : constitution et synthèse des documents (personnels et/ou usagers, fonctionnement général de l'établissement).
- Établir des comptes rendus de réunion et des relevés de décision.
- Concevoir et mettre en forme des supports de réunions et autres documents administratifs (notes...).
- Exploiter les flux et mettre à jour les bases de données relatives à des informations de l'établissement.
- Gérer de la correspondance et des documents nécessaires à la bonne marche de l'établissement
- Transmettre en interne et en externe les décisions et informations pertinentes.
- Tenir au courant les directeurs de toutes les questions urgentes et importantes et leurs communiquer tous les renseignements nécessaires à leurs activités.
- Planifier, organiser et assurer le suivi de réunions, rencontres, manifestations.
- Constituer et gérer un fonds documentaire administratif.
- Mettre en place des modes de classement et d'archivage et mettre à jour des dossiers du directeur.
- Traiter les contacts des directeurs : gestion de planning, des rendez-vous, des déplacements, filtrage des interlocuteurs.
- Etablir les liens fonctionnels avec les directeurs des autres établissements.
- Encadrer l'équipe de secrétaires, assistante RH (coordination, répartition des tâches, ventilation des informations, gestion des temps de travail et congés...).

Il contribue à :

- Un accueil de qualité (téléphonique et physique), des usagers, de leurs familles et des salariés, dans le respect de l'obligation de secret et de discrétion.
- La rédaction du rapport d'activité
- La rédaction de divers documents (appel à projet, tableaux de bord de suivis, courrier, rapports divers...)
- La prise de décision du directeur en lui communiquant toutes les informations nécessaires sur les dossiers ou situations traités.

Compétences requises :

- Connaissances approfondies en droit social
- Maîtrise des dispositifs de formation
- Maîtrise des logiciels de bureautique : EXCEL, WORD, POWER POINT...

- Manager une équipe de secrétaires
- Organiser son temps de travail selon un plan de charge établi
- Préparer et organiser les dossiers d'aide à la décision
- Communiquer avec son environnement de travail
- Assurer une veille en matière de législation sociale
- Organiser son temps et son espace de travail en fonction des échéances
- Concevoir des outils et veiller à la bonne application
- Contrôler la cohérence des données collectées
- Traiter l'information et apporter la réponse adaptée
- Coordonner et diffuser l'information dans le strict respect de la confidentialité
- Gérer et filtrer les flux d'informations
- Rigueur, Efficacité, Organisation, Intégrité, Communication, Polyvalence
- Bac +2 minimum, avec une expérience de 3 ans dans le secteur médico-social appréciée

Les PEP 18 : Association laïque, entreprise de l'Économie Sociale et Solidaire, elle a pour but d'accomplir sa mission de service public en apportant dans une démarche globale, des réponses adaptées aux besoins évolutifs d'enfants et d'adultes fragilisés par la vie dans les domaines de l'éducation, la participation sociale, l'emploi, la santé, les aidants, la culture et le sport.

L'Établissement d'Accueil Médicalisé (composé d'un Foyer d'Accueil Médicalisé et d'une Maison d'Accueil Spécialisée), accueille des personnes présentant une situation complexe de handicap, avec altération de leurs capacités de décision et d'action dans les actes essentiels de la vie quotidienne et nécessite un accompagnement (social, éducatif, thérapeutique) et des soins constants.