Assistant Relations Institutionnelles et Internationales - Ile-De-France Mobilités H/F

Fonction publique Territoriale

La direction du cabinet joue un rôle central de coordination et de soutien à l'ensemble de l'établissement dans ses relations avec les administrateurs et les partenaires institutionnels. Elle veille à la bonne représentation des intérêts de l'établissement en tenant compte des enjeux locaux, régionaux, nationaux et supranationaux.

Au sein de la direction du cabinet, le pôle Relations Institutionnelles et Internationales a pour principales missions :

o Développer des relations régulières avec des partenaires externes, y compris les opérateurs de transport pour faciliter les échanges avec les autres services et renforcer le positionnement de l'établissement

o Assurer la coordination des événements institutionnels, comme les inaugurations et veiller à la bonne représentation d'Île-de-France Mobilités

o Veiller au respect des exigences protocolaires, en lien avec les différents intervenants

o Gérer les relations internationales (organiser l'accueil de délégations étrangères, organiser les représentations pour les évènements internationaux et aux seins des organismes dont Île-de-France Mobilités est membre...) dans un objectif de partage d'expérience et valorisation de l'établissement

o Assurer la défense des intérêts d'Île-de-France Mobilités auprès des instances européennes ;o Assurer le suivi des affaires parlementaires

Sous la responsabilité hiérarchique de la cheffe du pôle, le/la titulaire du poste aura pour mission:

· La gestion d'agendas, de contacts et de listings

· L'organisation et la préparation de réunions, la réservation et la mise en place de salles, l'accueil et l'assistance des participants,

· L'assistance et la participation à l'organisation d'évènements (déplacements, inaugurations, conférences...)

· L'assistance à l'accueil de délégations internationales

· L'assistance à la gestion du courrier

· L'assistance à la gestion de la boîte mail, au classement et à l'archivage

· Le suivi des engagements budgétaires, l'enregistrement de factures et bons de commandes dans le logiciel comptable ;

· La gestion des déplacements en France ou à l'étranger (réservation des billets, de l'hébergement, etc.)

· L'organisation des intérims avec l'assistante de la direction