Assistante - Assistant de Direction Bdc H/F

Ministères éducation jeunesse sports enseignement supérieur recherche

Mission principale
Assurer, en coordination avec les différents secrétariats, le soutien administratif et organisationnel des membres du cabinet, afin de contribuer au bon déroulement de leurs activités et à la qualité du service rendu.

Activités principales

Accueillir physiquement et téléphoniquement les personnalités, en lien régulier avec les services de la Présidence de la République, de Matignon et autres partenaires institutionnels.
Gérer et filtrer les appels téléphoniques, en orientant les demandes vers les interlocuteurs compétents.
Assurer l'interface avec les autres secrétariats de la structure et favoriser la fluidité des échanges.
Réceptionner, enregistrer et traiter les courriers (papier et électroniques), en appréciant leur niveau d'urgence et de priorité.
Suivre les notes soumises au visa du directeur et du directeur adjoint de cabinet, avant transmission à la ministre.
Relire et contrôler les courriers émis (orthographe, syntaxe, présentation) et réorienter les documents si nécessaire.
Rédiger certaines correspondances types (par ex. lettres de remerciements à la suite d'envois de livres ou d'invitations).
Gérer quotidiennement les agendas et organiser les rendez-vous.
Préparer et organiser les réunions : envoi des convocations, réservation de salles, mise à jour des fichiers de suivi, transmission aux conseillers concernés.
Participer au classement, à l'archivage et à la traçabilité des documents.