Assistante de Direction - Mairie de St-Marcellin H/F

Fonction publique Territoriale

La commune de St Marcellin (Isère), 7 502 habitants est la ville principale du territoire Sud Grésivaudan composé de 47 communes regroupées au sein de Saint-Marcellin Vercors Isère communauté.
Située à l'interstice des agglomérations Grenobloise et Valentinoise, Saint-Marcellin contribue au dynamisme et au rayonnement de son territoire. Elle assume par ses équipements, ses commerces et ses entreprises de nombreuses fonctions de centralité.

La Ville recrute un(e) Assistant(e) de Direction à temps complet à la Direction Générale

Sous la responsabilité du responsable du secrétariat général et des assemblées, vous collaborez étroitement avec la Directrice Générale des Services.

Vous assistez la Direction, Monsieur le Maire et les Élus dans l'organisation quotidienne du travail et le suivi des dossiers.

Vous apportez une aide permanente en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers et travaillez en binôme avec la seconde assistante.

Vos principales missions sont :

SECRETARIAT - Pour le Maire et les adjoints
Vous gérez l'agenda du Maire et des adjoints en lien avec le DGS dans une optique de priorisation et d'optimisation du temps : organisation et préparation des rendez-vous, des réunions, de la présence à des événements.
Vous diffusez les invitations émanant du Maire et des adjoints en lien avec les autres directions (v½ux, cérémonies diverses, inaugurations).
Vous assurez l'accueil physique et téléphonique pour le Maire et les adjoints, réceptionnez, filtrez et transmettez des appels en analysant le degré d'urgence des informations à transmettre.
Vous organisez et assurez le suivi des rendez-vous et réclamations (traitement des urgences, organisation de la réponse, rédaction de courriers et de mails, suivi des requêtes).

Pour la Direction Générale et le service assemblées
Vous participez à la préparation et au suivi de l'organisation des instances de la commune (conseils municipaux, conseils d'administration, commissions municipales) Vous en sécurisez l'organisation et la gestion, l'envoi des convocations, des ordres du jour, la notice explicative.
Vous rédigez les comptes rendus des séances de Conseils municipaux en assurez le suivi jusqu'à leur validation.
Vous réalisez la transmission des actes au contrôle de légalité, la tenue des registres des délibérations et arrêtés, l'affichage légal et la publication des actes notamment sur le site Internet.
Vous organisez le classement et l'archivage des dossiers de manière optimisée.

Pour le Protocole
Vous gérez les dossiers relatifs aux relations publiques : cérémonies officielles, inauguration, événements municipaux.
Vous assurez le renfort lors de manifestations publiques en fonction de la disponibilité et des nécessités de service.
Vous assurez la préparation et la mise en place des salles.