Responsable Administratif et Financier H/F

Cc du Val de Drome en Biovallee

PRISE DE POSTE AU PLUS TOT
Vous intégrerez une direction Petite enfance qui compte une centaine d'agents répartis dans les 10 Etablissements d'accueil du jeune enfant (2 multi accueil, 7 micro crèches et 1 multi accueil familial), les 3 Relais Petites enfance et les 4 Lieux d'accueil enfants parents pour un budget annuel d'environ 4 millions d'euros. Cette direction est en développement avec le projet de deux nouvelles structures à court terme, elle a à coeur de conjuguer les besoins des familles et l'exigence du suivi administratif et réglementaire.
Les effets/résultats attendus du poste sont de soutenir la direction petite enfance dans la gestion financière et comptable mais également dans la gestion administrative générale : relations institutionnelles et organisation de la direction (gestion des agendas, dossiers transversaux spécifiques.).

MISSIONS
1/ Assurer la gestion financière et comptable (30%)
Assurer le suivi budgétaire : préparation et suivi (points réguliers avec la direction, création et utilisation d'outils de suivi à l'échelle de la direction et des structures)
Assurer le suivi des recettes : demande de subvention et suivi de la demande (transmission des conventions, transmission des bilans.), suivi de la facturation aux familles et des impayés en lien avec l'assistante administrative lien aux familles
Assurer le suivi des dépenses : engagement comptable en lien avec le service finance et l'assistant.e administratif.ve en soutien administratif des structures
2/ Assurer la gestion administrative institutionnelle (30%)
Préparer les assemblées délibérantes de la collectivité : rédaction de délibérations, décisions, enregistrement et archivage
Assurer les relations contractuelles avec les partenaires institutionnels en lien fort avec les responsables de service et les directeurs.rices structures :
o Département : agrément des structures par la PMI,
o CAF : conventionnement, réalisation des budgets prévisionnels et bilan d'activité, préparation et suivi des contrôles, mise à jour du règlement de fonctionnement
o Etat : déclarations des cuisines satellites, plan de mise en sécurité.
Assurer un suivi administratif institutionnel et régulier par structure sur site
3/ Assurer un soutien administratif à l'organisation de la direction (30%)
Gérer des agendas, des RDV
Organiser des réunions voire des évènements : dates, salles, participants, convocation, ordre du jour, prise de notes et compte rendu
Soutien administratif sur des dossiers spécifiques : mise en forme de document, préparation de dossiers
4/ Assurer la continuité du service administratif petite enfance (10%)
Savoir réaliser les tâches urgentes des collègues du service
Entraide ponctuelle en fonction des dossiers (journée pédagogique, commission d'attribution.)
Réalisation de tâches administratives diverses en fonction des besoins généraux de la direction (courrier, compte rendu, organisation de réunion.)

Savoirs / Savoir-faire :
Compétences administratives (tableaux de suivi, rédaction d'actes et de courriers, tenue de fichiers.).
Savoir s'organiser en autonomie, gérer les priorités et savoir respecter des délais,
Capacité rédactionnelle (compte rendu, note)
Capacité à rechercher des informations/documents
Capacité d'alerte et d'anticipation,
Savoir-être :
Aptitudes avérées au travail en équipe,
Goût pour le contact avec le public
Faire preuve de curiosité et de rigueur
Etre force de proposition
Discrétion indispensable.