Assistant Médico-Administratif·ive H/F

Fédération Hospitalière de France

Descriptif MISSIONS du service
Définition
En plus de ses activités d'hospitalisation et de prise en charge des urgences, l'hôpital reçoit des patients pour des consultations
chirurgicales et médicales, principalement auprès de spécialistes.
Les consultations externes sont des consultations ambulatoires (pas d'hospitalisation), assurées par les praticiens de l'hôpital. Elles peuvent intervenir soit comme l'équivalent d'une consultation de ville, soit pour préparer une hospitalisation, soit pour assurer un suivi médical après une hospitalisation ou une intervention

DEFINITION DU POSTE

Traiter et coordonner les opérations et les informations médico-administratives du patient accueilli en consultations externes de chirurgie

Missions essentielles

- Assure l'accueil physique et téléphonique
- Traite les courriers, les dossiers et les documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage) médicaux
- Saisie et met en forme les documents, courriers, ordonnance, programmation opératoire, bon de consultations, préadmission,
- Planifie les RDV des patients sur les logiciels
- Organise si besoin les transports des patients.
- Archive les dossiers médicaux
- Saisie les données liées à l'activité (codage)

Particularité du poste

Travail en 38h75/semaine (donc 7h45/jour) lissé sur 6 semaines
- Rythme hebdomadaire par poste 4 journées en 8h30 et 1 journée en 4h45

ORGANISATION DES TACHES DANS LE POSTE

8h 16h30 : ouverture du service.

Guichet
Publipostage, insertion documents dans sillage, photocopies
Accueil des patients : édition bon de consultation +/- pré-admission (Qmatic + Cpage).
Retour rendez-vous (sillage), encaissement des actes si besoin (ouverture et fermeture de caisse de façon bimensuelle : les 15 et derniers jours du mois ou jours précédents en cas de week-end ou férié) , scannage des documents à importer dans sillage, programmation opératoire (Opéra + Outlook pour l'endoscopie), remise et explications des différents documents pour hospitalisation aux patients, vérifier s'il y a une antériorité si oui la récupérer dans le bureau du médecin ou aux archives si besoin, ranger les différents documents dans le dossier, si pas d'antériorité, création d'un dossier patient (dossier violet + pochette blanche) , envoyer mail en chirurgie ambulatoire.
Frappe courriers si nécessaire.
Rangement des courriers dans dossiers entre 12h00 et 14h00.

9h 17h30 / 9h15 17h45 : 2 AMA à ces horaires

Guichet
Accueil des patients : édition bon de consultation +/- pré-admission (Qmatic + Cpage).
Retour rendez-vous (sillage), encaissement des actes si besoin (ouverture et fermeture de caisse de façon bimensuelle : les 15 et derniers jours du mois ou jours précédents en cas de week-end ou férié), scannage des documents à importer dans sillage, programmation opératoire (Opéra + Outlook pour l'endoscopie), remise des papiers aux patients, vérifier s'il y a une antériorité si oui la récupérer dans le bureau du médecin ou aux archives si besoin, ranger les différents documents dans le dossier, si pas d'antériorité, création d'un dossier patient (dossier violet + pochette blanche), envoyer mail en chirurgie ambulatoire.
Publipostage, insertion doc dans sillage, photocopies
Frappe courriers si nécessaire.
Rangement des courriers dans dossiers entre 12h00 et 14h00.

10h 18h30 / 10h30 19h00 : postes de frappe 2 AMA à ces horaires

Frappe des courriers dans sillage.
Publipostage, insertion des documents dans sillage.
Rangement des dossiers dans dossiers entre 12h00 et 14h00 et le soir en fin de consultation.
Réapprovisionner les différents guichets en documents à remettre aux patients (photocopies).
Faire le tour des box (bureaux des médecins) pour voir s'il n'y a pas de dictées bloquées dans les dictaphones.

Tout au long de la journée :

Faire la frappe des courriers dans SILLAGE et les mettre à la validation
Vérifier si les courriers ont été validés ou mis à la correction
Faire les impressions, l'envoi et le rangement des courriers
Accueil physique et téléphonique
Gérer administrativement les différents rendez-vous en internes et/ou en externes (TEP Scan, radiothérapie, scanner) le cas échéant
Gérer administrativement les transferts le cas échéant

Poste vacant