Secretaire Educatif au Sein de la Pouponniere H/F

Etablissement Public Departemental le Ch

Etablissement et service
L'E.P.D le Charmeyran est un établissement public autonome, autorisé par le Département au seul titre de l'assistance éducative. Il est destiné à l'accueil d'urgence des enfants de la naissance à 18 ans, des femmes enceintes et des mères avec enfant(s) de moins de 3 ans.
Il a pour délégation la mission d'accueil d'urgence au sein du dispositif de protection de l'enfance en Isère et il est réparti en plusieurs structures.

Nous recrutons pour notre service de la POUPONNIERE un.e secrétaire à temps partiel.
La Pouponnière a pour objet d'accueillir 24h sur 24h et 365 jours par an les enfants de moins de trois ans qui ne peuvent rester au sein de leur famille et dont l'état de santé ne nécessite pas de soins médicaux (art D341-1 code de l'Action Sociale et des Familles).

Le poste de secrétaire est un poste qui nécessite de fortes compétences organisationnelles et relationnelles. Le.la secrétaire doit pouvoir travailler en collaboration avec les chefs de service et les différents professionnels du service. Le secrétariat est organisé entre plusieurs secrétaires afin de garantir une continuité de service. Le.la secrétaire qui sera recruté.e aura pour mission des tâches administratives en lien avec le dossier de l'usager, mais également autour de l'accueil et du suivi de l'activité des professionnels et des groupes.

Les Missions :
- Accueil téléphonique : gestion des appels, prise de message, transfert d'appels sur le bon interlocuteur, gestion de plusieurs lignes..
- Gestion de l'accès visiteurs (accès portail et pouponnière)
- Accueil physique des parents et des partenaires extérieurs
- Gestion du courrier : mise sous pli du courrier, navette.
- Gestion des documents à transmettre à l'administration : suivis, transmissions, relances.
- Gestion des demandes de Badge pour les professionnels : activation, désactivation, mise à jour du suivi
- Gestion, impression des documents et dossiers types de l'usager : création des dossiers, mise à jour, organisation, relances
- Gestion des bons de commande : création des bon de commande, transmission au service finances, suivis
- Réception des commandes et vérification
- Gestion des Archives : création des dossiers d'archive, rangement, suivis

Les compétences requises :
- Bonne maitrise des outils informatiques : Word, Excell, Outlook
- Organisation
- Rigueur
- Méthode
- Savoir-faire relationnel : écoute, bienveillance, discrétion, patience, capacité à gérer ses émotions
- Bonne communication - Dynamisme et sens du travail en équipe
- Respect de la hiérarchie, respect du devoir de réserve, du devoir de discrétion et du secret professionnel