Assistant de Direction H/F

Ve2a - Villes et Architectures en Ateliers

Au sein d'une PME, l'assistant(e) de direction joue un rôle pivot dans l'organisation et l'efficacité opérationnelle.

Il/elle assure un lien essentiel entre les agences et la vie des agences. VE2A est composée de 3 agences (Rouen / Paris / La Réunion) et du personnel en distanciel.

Il/elle accompagne la direction dans ses missions quotidiennes et contribue au bon fonctionnement des activités de l'entreprise par son expertise administrative et relationnelle.

Missions principales
1. Assistance à la direction
- Organisation de rendez-vous (vie quotidienne des agences - 4 sites)
- Préparation et suivi des réunions (convocations, comptes-rendus)
- Accueil et orientation des visiteurs
- Filtrage et traitement des appels téléphoniques
- Gestion du courrier entrant et sortant
- Suivis des contrats d'entretien
- Gestion des plannings partagés de l'agence : équipes, véhicules, salles de réunions
- Publication et veille des offres de stage, accueil et départ des stagiaires.

2. Gestion administrative des appels d'offres (commande publique)
- Collecte et organisation des documents nécessaires aux réponses
- Coordination avec les équipes techniques interne et externe pour l'élaboration des offres
- Suivi des délais de dépôt et respect des procédures
- Archivage et suivi des réponses aux appels d'offres

3. Assistance et suivi administratif
- Rédaction et mise en forme de documents administratifs (courriers, rapports, présentations)
- Classement et archivage des documents
- Suivi des dossiers administratifs
- Gestion des fournitures et du matériel de bureau
- Interface avec les prestataires externes (maintenance, fournisseurs)

4. Coordination et communication
- Transmission d'informations et consignes
- Assistance à la communication interne (notes, circulaires)
- Assistance à la communication externe (Site internet et réseaux sociaux)
- Mise en page de documents internes

5. Missions transversales
- Participation à des projets spécifiques selon les besoins
- Contribution à l'amélioration des processus internes

Formation
- Bac +2/3 en assistanat de direction, gestion, ou formation équivalente
- Formation en secrétariat de direction appréciée

Expérience
- 3 ans minimum d'expérience en assistanat de direction ou poste similaire
- Expérience en PME/PMI souhaitée
- Connaissance du monde de l'entreprise et de ses enjeux
- Connaissance de la gestion d'appel d'offres
- Connaissance de la commande publique

Compétences techniques
- Maîtrise parfaite des outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Acrobat PDF)
- Pratique du travail collaboratif en Visio conférence
- Bonne maitrise rédactionnelle

Savoir-être

- Esprit d'équipe et sens du service
- Sens de l'organisation et rigueur
- Force de propositions
- Adaptabilité et réactivité
- Excellentes qualités relationnelles
- Discrétion et confidentialité

Être conscients de notre impact et devenir chaque jour plus responsable.

De la planification à la conception opérationnelle en passant par la programmation, l'évaluation de la faisabilité technique, environnementale, économique, financière et juridique des projets, VE2A travaille sur toutes les échelles de projets d'urbanisme, d'aménagement d'espaces publics et d'architecture pour être utile au monde.

Chez VE2A, nous sommes passionnés et mettons en avant une approche intégrée, puissante et définitivement humaine au service de vos projets. Nous proposons des réponses durables et adaptées à leur contexte qui posent notamment au coeur de nos méthodes : les usages, le débat, la co-construction, l'environnement, les montages opérationnels et économiques, pour des projets abordables et résilients.