Assistant·e de Direction H/F Conseil départemental de l'Essonne

Secrétariat de Direction:

- Gérer l'agenda du directeur et de son adjoint
- Gérer le calendrier des événements de l'établissement
- Effectuer et gérer les invitations aux partenaires lors des évènements
- Effectuer les réservations de salles, demandes de café convivialité auprès de la cuisine (Hors formation, jurys et CSE,).
- Assurer des prises de note lors de diverses réunions
- Assurer la référence informatique de l'établissement (PISE, DONUT, copieur)
- Trier et enregistrer le courrier de l'établissement (papier et Odyssée)
- Suivre le procédure «sinistre» concernant les agents de l'établissement

Gestion des investissements:

- Recueillir les besoins institutionnels et établir les priorités avec la direction
- Effectuer un suivi des lignes budgétaires dédiées
- Etablir et suivre les tableaux relatifs aux investissements, en lien avec le service des achats du Conseil départemental
- Réceptionner les commandes et organiser la livraison

Gestion des achats:

- Proposer et optimiser les achats en veillant à leur adéquation avec les besoins de l'établissement ainsi qu'à la maitrise du budget.
- Contrôler la, pertinence des achats et la gestion des stocks, en lien avec le chef de la cuisine et la gestionnaire des stocks, dans une logique d'optimisation des ressources.

Suivi des marchés:

- Participer à l'élaboration des marchés spécifiques à l'établissement en lien avec la gestionnaire comptable et les services compétents du Conseil départemental
- Réaliser l'étude des marchés à partir des offres reçues afin d'évaluer la meilleure réponse aux besoins de l'établissement. Analyser les offres des prestataires dans le cadre des études de marché afin de contribuer au choix Procéder à l'étude des marchés

Gestion administrative de l'activité éducative de l'établissement:

- Elaborer des tableaux de bord et en assurer le suivi (indicateurs DGAS, tableaux hebdomadaires et mensuels de l'établissement)
- Participer à l'élaboration du rapport d'activité institutionnel (statistiques, graphiques, données chiffrées)

Activités annexes :

- Suppléante gestionnaire comptable
- Suppléante gestionnaire des stocks