Assistant du Secrétaire Général Adjoint H/F

Ministère de la Culture - Liberté, égalité, fraternité

Missions et activités principales :
Sous l'autorité du SG et de la SGA, il est chargé des fonctions suivantes :
1. Interface téléphonique auprès des interlocuteurs internes et externes ; gestion des messages et accueil des visiteurs ;
2. Vérification des documents soumis à la signature des SG, SGA et / ou du Cabinet ; suivi du circuit de validation dans le cadre de la gestion dématérialisée du courrier via l'application MAARCH ;
3. Gestion des agendas électroniques du SGA et, le cas échéant, du SG ;
4. Organisation de réunions et rendez-vous (réservations de salles, coordination des agendas, convocation) et centralisation d'informations et de documents pour la constitution des dossiers correspondants ;
5. Gestion des déplacements temporaires sur Chorus DT : organisation, suivi des validations des ordres de mission et états de frais ; commande de fournitures de bureau pour l'équipe de direction ;
6. Rédaction ponctuelle du courrier et des courriels, notes ou rapports ;
7. Gestion en binôme avec l'assistante du SG, pour l'équipe de direction du secrétariat général, des absences, congés, RTT, compte-épargne-temps, formations ;
8. Planification des entretiens annuels d'évaluation réalisés par le SGA ;
9. Suivi des RIM (Réunions interministérielles) et des QE (Questions écrites) en articulation avec le chef de cabinet ;
10. Structuration au quotidien de la documentation du SGA et préparation des opérations d'archivage des dossiers en liaison avec la mission des Archives ;
Le titulaire du poste assure la permanence téléphonique et le suivi du courrier et des parapheurs du secrétaire général lors des absences de son assistant.