Responsable du Secrétariat du Sipaf H/F

Ministère de l’Intérieur

Activités du service :
Le secrétariat de direction est situé au siège de la SIPAF du Doubs et a une antenne au SPAFT de MONTBELIARD, en liaison directe avec le Chef de Service ou son adjoint. Il assure toutes les tâches propres à un secrétariat de direction notamment en matière de gestion du courrier et des appels téléphoniques ainsi que la rédaction des différentes réponses devant être apportées. Il constitue un point central dans l'activité du service par où transite l'ensemble des éléments opérationnels et administratifs
De l'activité du secrétariat de direction découle l'activité de la cellule statistique qui recueille l'ensemble des données qui lui parviennent pour établir et tenir à jour les différents tableaux de bord et fichiers à partir des logiciels statistiques qui doivent être régulièrement renseignés.

Composition et effectifs du service :
Le secrétariat de direction est composé de 2 personnes de catégorie C et d'une personne de catégorie B. (deux au plus près de la Direction et une basée au SPAFT de Montbéliard)

Liaisons hiérarchiques :
Commandant Divisionnaire, Chef du Sipaf Pontarlier et son adjoint

Liaisons fonctionnelles :
En interne les différents chefs d'unité du service.
SDSO - DIPN25

Votre poste :
- Gérer l'agenda et les contacts du responsable du service avec filtrage des interlocuteurs
- Gestion du courrier et des appels téléphoniques
- Rédaction des courriers et réponses
- Gestion générale du personnel, constitution et suivi des dossiers administratifs
- Traitement des réponses administratives
- Gestion administrative des réservistes
- Enregistrement et transmission des procédures administratives et judiciaires
- Élaboration de la synthèse hebdomadaire demandée par le Chef de Service à destination de la Préfecture
- Tenue à jours des tableaux de bord
- Tenue et contrôle des logiciels (Dialogue, PAFISA, LRPPN)
- Établissement des frais mensuels, réservations hôtelières et ferroviaires (CHORUS DT)
- Management des 2 autres effectifs du service
- Organisation du service disséminé sur les sites de PONTARLIER et MONTBELIARD.

RIFSEEP : groupe 1