Secretaire H/F Groupe SOS

Les équipes mobiles ont pour mission « d'aller-vers » les personnes en situation de précarité et éloignées du système de soins de droit commun pour favoriser l'accès aux soins et/ou le maintien des soins. L'Equipe Mobile Santé Précarité s'adresse aux personnes sans domicile et/ou dans des habitats précaires (rue, squats, centres d'hébergement, ...). L'Equipe Mobile Périnatalité a pour objectif d'organiser l'accompagnement des femmes (et des nourrissons) dans un parcours périnatal le plus adapté à leurs problématiques tant médicales que sociales.

Les équipes mobiles partagent les locaux avec 2 autres structures médicosociales du GROUPE SOS. Un support aux autres équipes pourra être demandé.

Mission Générale

La secrétaire est en charge des fonctions administratives et de support essentielles à la bonne marche des équipes mobiles. Ses missions visent la bonne organisation interne de la structure et comprennent entre autres la gestion bureautique, la préparation, le tri et l'archivage de documents, la communication d'informations et le suivi RH et administratif des salariés.
Vous veillez également à l'accueil des personnes accueillies au sein des bureaux du GROUPE SOS Solidarités.

Activités principales socle du poste

Au sein d'une équipe pluridisciplinaire, vos principales missions sont les suivantes :
- Gestion immobilière et parc automobile :
o Suivi de la gestion des véhicules : Suivi des Contrats de location, maintenance, gestion des clefs, suivi des amendes etc ;
o Suivi et mise à jour du registre de sécurité des bureaux : organisation des formations, suivi des passages des entreprises liées à la sécurité des bâtiments accueillants du public etc ;
o Faire le lien avec le bailleur pour toute demandes liées à la gestion des bureau (entretien, bail, contrat de maintenance etc...) ;
o Support dans le suivi des appartements des résidents : Suivi des achats (petits et gros équipements) ; support dans la gestion du stock ; suivi des travaux avec la gestion immobilière.
o Aide au déménagement : Les bureaux de Saint-Ouen ont vocation à déménager au cours de la fin de l'année 2023. La/le secrétaire participera au travail de la planification du déménagement, gestion des archives, etc. .

- Gestion des stocks et archivage:
o Est responsable des commandes de la papeterie et du matériel bureau pour l'ensemble des équipes : Vérifier l'état des stocks, évaluer les besoins en approvisionnement et définir les commandes à passer ;
o Participer à la mise en place de la procédures d'archivage et la bonne tenue des archives.