Office Manager H/F elleboss

Et c'est là que vous intervenez !

Véritable ange gardien.ne du lieu, vous êtes le/la maître de maison et vous habitez les lieux de votre personnalité accueillante. Vous avez le sens de l'hospitalité et une sensibilité pour l'aménagement des espaces intérieurs.

Vous recevez et traitez les demandes (mail et tel) des adhérents, partenaires et prospects, spécifiez avec eux leurs besoins, établissez les devis et prenez soin des usagers lorsqu'ils viennent dans le lieu.

Doté.e d'un grand sens de l'écoute, vous avez l'esprit pratique et accueillez les situations nouvelles avec sérénité. Vous assurez la gestion quotidienne logistique et technique des espaces (1 300 m²) et faites de ce lieu un lieu de travail exemplaire et pionnier en termes de durabilité sociale et environnementale : zéro déchets, sélection de prestataires locaux...

Vous contribuez à faire émerger une attitude (éco)responsable des usagers des espaces (autonomie et responsabilité).

Vous apportez une aide logistique lors des événements. Vous assurez l'optimisation des process et contribuez au développement de la proposition de services en lien avec le lieu et avec la mission de l'association.

Vous assurez des missions de gestion administrative : achats et relations fournisseurs, liens avec le comptable, reporting, etc...

L'environnement de travail :

En tant qu'Office Manager, vous rejoignez l'équipe permanente de 7 personnes avec qui vous interagissez sur des projets événementiels, de développement de nouveaux services ou programmes et de gestion type services généraux.

En lien avec les membres fondateurs et adhérents de l'association, vous aurez l'occasion de travailler avec des acteurs et structures d'une grande diversité (entreprises industrielles de toutes tailles et tous secteurs, acteurs institutionnels, académiques et du territoire, tous niveaux hiérarchiques).

En rejoignant cette organisation, vous développerez vos compétences d'animation en inter-entreprises et évoluerez dans un contexte d'innovation.
Notre client est une association loi 1901, en plein essor.
Vous aurez l'occasion de contribuer à son développement et vous apprendrez tous les jours.
Vous pourrez apporter votre pierre à l'édifice de la transformation de l'industrie française, pour la rendre plus humaine, plus performante et plus durable.

Vos Missions :

- Accueil et planning des salles :
- Gérer le planning des espaces
- Réceptionner, spécifier et traiter les demandes d'utilisation des salles arrivant via mail, formulaire contact du site internet ou téléphone, organiser les visites de repérage
- Editer des devis
- Accueillir les usagers
- Présenter l'offre et l'activité de l'association
- Gérer la boîte mail contact et redispatcher les demandes

- Gestion et entretien du bâtiment :
- Veiller à la propreté et au rangement des espaces
- Assurer le lien avec les prestataires pour le ménage et la collecte des déchets
- S'assurer de la présence et du fonctionnement des équipements
- Gérer les contrôles réglementaires (CVC, DI, BAES, extincteurs, tableaux électriques, porte sectionnelle, nuisibles...)
- Assurer l'interface avec le poste de garde USIN et la SERL
- Suggérer, préparer et encadrer de petits travaux d'amélioration
- Arroser les plantes

- Faire vivre le lieu / contribuer à la programmation :
- Optimiser l'expérience des visiteurs, fidéliser et contribuer à l'intensification des visites
- Mettre en oeuvre les activités et événements planifiés en équipe pour faire vivre le lieu (et notamment en lien avec l'animation du site USIN)
- Animer la communauté des Offices managers du site USIN
- Organiser des événements de promotion des espaces Ruche

- Evénementiel :
- Mettre en place les salles en vue des événements
- Préparer et mettre en place les prestations traiteur
- Coordonner les prestations des traiteur et évènementielles (audiovisuel, gardiennage...)
- Accueillir les groupes, apporter un soutien logistique aux événements des usagers
- Apporter un soutien logistique aux événements de La Ruche

- Achats :
- Suivre les stocks et déclencher les achats de consommables (café, boissons, lingettes désinfectantes...)
- Contrôler les besoins en fournitures et déclencher les achats

- Administratif :
- Collecter et suivre les KPI's de l'activité de La Ruche (nombre de visiteurs, etc...)
- Suivre les devis et faire le lien avec le comptable pour lancer les facturations
- Assurer des tâches administratives ponctuelles en soutien de la DG.