Secrétaire Médicale 2025-080 H/F

Fédération Hospitalière de France

Descriptif Descriptif du poste :

INTITULE DU POSTE :
GRADE : Adjoint administratif / Assistant(e) médico-administrative
FONCTION : Secrétaire médicale
AFFECTATION : Pôle Gériatrie Soins de Suite et de Réadaptation Unité d'hospitalisation à domicile - Site des Feugrais
CONDITIONS STATUTAIRES DE RECRUTEMENT :
Titulaire du Bac ST2S, S.M.S, ou Bac F8 ou formation équivalente
Expérience en secrétariat médical souhaitée
Concours de secrétaire médicale acquis ou à acquérir
CONDITIONS GENERALES D'EXERCICE :
Coordonnatrice des secrétariats médicaux : Mme FONTAINE
Chef de pôle : Docteur LANGLOIS
Encadrement : Cadre de Pôle : Mme VIGIER
Cadre d'unité : Mme DOREY
Responsable chef de service : Docteur DONATO
Médecins coordinateurs : Docteur DONATO Docteur BRUNG-LEFEVRE - Docteur MASSON
QUOTITE DE TEMPS : 50%
BASE HORAIRE ANNUELLE : 784H
AMPLITUDE HORAIRE : 8h30 12h15 - (8h30 16h30 selon organisation) pour un total de 3h45 par jour
Pas d'astreinte, pas de garde
à Liaisons fonctionnelles :
- Autres secrétariats médicaux
- Laboratoires
- Reprographie
- Médecins extrahospitaliers
- Ambulanciers de l'établissement
- Autres établissements de soins
- Partenaires extérieurs (kinésithérapeutes, médecins traitants, infirmières libérales, orthophonistes, podologues)
- Prestataires de santé à domicile
CONDITIONS PARTICULIERES :
Utilisation de 2 supports informatiques (Sillage, Clinicom) pour la gestion des dossiers patients.
Missions de gestion de facturation.
1- MISSIONS :
a- MISSIONS GENERALES :
Assurer le fonctionnement du secrétariat médical de l'unité d'hospitalisation à domicile.
Garantir la gestion administrative des dossiers et contribuer à la délivrance de renseignements d'ordre général dans son domaine de compétence.
b- MISSIONS SPECIFIQUES :
SECRÉTARIAT
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des patients et des familles (prise de rendez-vous, envoi de documents)
- Assurer la traçabilité des demandes initiales de prise en charge (entrées, sorties et refus)
- Prendre en charge la préparation, le suivi et le classement des dossiers d'hospitalisation en amont et en aval de la prise en charge
- Assurer l'admission administrative du patient en hospitalisation à domicile (contrôle de l'identité, couverture sociale)
- Communiquer et suivre les demandes d'hospitalisation à domicile via Trajectoire
- Faire le relevé journalier des entrées et des sorties.
- Prendre les rendez-vous de consultation spécialisée, d'examen ou d'exploration fonctionnelle complémentaire et organiser les transports patients dans le respect de la réglementation
- Assurer la frappe des comptes-rendus d'hospitalisation sur informatique et l'envoi de courriers divers, notamment les résultats de laboratoire aux médecins traitants
- Recevoir et orienter les appels téléphoniques à destination des professionnels de l'unité (assistante sociale, psychologue, médecins)
- Assurer le suivi statistique de l'activité de l'unité
- Commander les imprimés auprès de la reprographie, des archives, des services informatiques et de la Caisse Primaire d'Assurance Maladie
- Assurer la mise à jour des différents documents nécessaires à l'organisation de l'unité avec la cellule qualité
- Assurer de façon ponctuelle des remplacements dans les autres secrétariats du Pôle
- Assurer l'envoi des conventions aux partenaires libéraux et les transmettre à la Direction des soins
ACTIVITÉ LIBÉRALE
- Récupérer, vérifier et transmettre à la DICOPP les honoraires des partenaires libéraux
- Récupérer les feuilles des actes des infirmiers libéraux
- Vérifier, en lien avec la lettre de mission, les actes des infirmiers libéraux et transmettre le document de facturation à la DSTH
MUTUALISATION SSIAD
Assurer le remplacement pendant les congés et absences
b- MISSION TRANSVERSALE :
Possibilité de participer à des groupes de travail divers organisés sur le plan institutionnel (qualité, conseil de Pôle, identitovigilance, sillage).

Profil recherché :

1- COMPETENCES :
a- CONNAISSANCES THEORIQUES ET TECHNIQUES :
- Maîtriser les règles de grammaire et d'orthographe
- Maîtriser le vocabulaire médical et la frappe de comptes rendus médicaux
- Garantir les règles professionnelles
- Maîtriser l'outil informatique (Word, Excel)
- Disposer de notions de comptabilité
b- SAVOIR FAIRE :
Disposer de rigueur et méthode dans la gestion des dossiers et du secrétariat de l'unité.
Disposer de capacités d'organisation.
c- CAPACITES LIEES A L'EMPLOI
à Savoir être :
Avoir le souci permanent d'un accueil téléphonique de qualité des patients, des familles, des professionnels.
Avoir le sens du travail en équipe.
Être dynamique, ponctuelle, discrète.
Savoir maitriser son stress et s'adapter aux situations rencontrées.
Capacité à prendre des initiatives et savoir travailler en autonomie.