Secrétaire Médicale Responsable d'Équipe H/F

ICB

Contexte et environnement du poste
L'Institut de Cancérologie de Bourgogne est un établissement privé spécialisé dans le traitement du cancer, disposant de 3 centres de traitement situés :
A Auxerre (département de l'Yonne, 89), sur le site de l'hôpital d'Auxerre,
A Chalon sur Saône (département de la Saône et Loire, 71), dans les locaux de l'hôpital Privé Sainte Marie,
A Dijon (département de la Côte d'Or, 21), dans les locaux de la Polyclinique du Parc-Drevon, et dans les locaux de la clinique Bénigne Joly de Talant.
Nos Centres de traitement sont adossés à des structures bien distinctes, publiques et privées.

L'iCB recherche une secrétaire médicale responsable d'équipe qui aura en charge du secrétariat médical mais également la responsabilité d'une équipe de 5 secrétaires médicales.

Objectifs du poste
- Garantir un fonctionnement fluide et serein du secrétariat médical.
- Favoriser la cohésion et la solidarité au sein de l'équipe
- Contribuer à la qualité de la relation médecins - patients - secrétariat
- La secrétaire médicale est l'interlocutrice privilégiée des médecins, de l'équipe soignante, des patients, des services extérieurs au centre.

Sur la coordination de l'équipe des secrétaires (20%)
- Mission générale
o Coordonner l'équipe
o Veiller à la continuité du service en cas d'absence ou de surcharge (principe de solidarité).
o Anticiper et résoudre les problèmes organisationnels quotidiens.
o Harmoniser les pratiques et veiller à leur cohérence.
o Favoriser un climat de travail serein et collaboratif.
o Participer à l'intégration des nouvelles secrétaires et accompagner leur montée en compétences.
o Assurer la transmission d'informations entre la direction, les médecins et l'équipe.
o Être l'interlocutrice privilégiée en cas de difficulté.
o être l'interlocutrice de la responsable administrative et facturation sur le site de chalon

Sur les missions de secrétaire médicale (80%)
- Missions générales
o La secrétaire médicale est l'interlocutrice privilégiée des médecins, de l'équipe soignante, des patients, des services extérieurs au centre.
o Elle a pour mission :
d'accueillir les patients, de les rassurer, et les aider dans leur démarches;
d'organiser le planning des médecins;
de prendre en charge les appels téléphoniques, le courrier;
de constituer les dossiers médicaux
de gérer les hospitalisations
Gestion de la facturation des consultations et des traitements
Gestion du règlement des consultations

Compétences et qualités requises
- Excellente connaissance du secrétariat médical
- Capacités d'organisation et de coordination.
- Sens de l'écoute, diplomatie et esprit d'équipe.
- Aptitude à prendre des décisions rapides et adaptées.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Maîtrise de la frappe du courrier.
- La discrétion est une qualité indispensable à la secrétaire, autant dans sa relation avec le patient qu'avec les professionnels de Santé. Le respect du secret médical est primordial.

Positionnement hiérarchique
- Rattachée à la Direction