Assistant - Gestion Administrative Cabinet Architecture H/F

Cabinet d'Architecture

Assistant administratif H/F - (CDD 6 mois- avec en objectif une prolongation )
Expérience en agence d'architecte préférable

Notre équipe, à taille humaine, fonctionne dans un esprit de confiance et de collaboration où chacun s'entraide au quotidien.
Ce poste est une opportunité clé pour accompagner directement l'architecte - maître d'oeuvre dans la gestion de projets, notamment ceux en lien avec les marchés publics.

*** Voici les missions ***
------------- 1 réponses aux marchés publics 1-----------------

Phase Réception DCE

- Traitement des pièces de consultation, leur classement dans le répertoire dédié, des mises à jour et informations client.
- Pré-analyse du dossier : report des renseignements importants dans l'espace partagé + envoi rappel sur calendrier client, soit la date de visite, la date de RAO, les critères de sélection etc

----------- 2 Phase organisation réponse----------------

- Montage et organisation du dossier d'appels d'offres.
- Montage et compilation du dossier de candidature en autonomie
- suivi d'un tableau de bord de pilotage
- Prise de contact avec partenaires pour rassembler les pièces demandées.

------------ 3 Phase rédaction offre avec ma validation ---------------

- Mise en place des trames documentaires.
- Relecture pertinente et aide à la rédaction de mémoires commerciaux et techniques.
- Adaptation des documents pour répondre aux exigences du la consultation.
- Vérification orthographique et syntaxique.

---- 4 Phase remise offre----------

- Vérification du dossier avant dépôt selon critères du RC : présence des pièces demandées, renommage des fichiers si besoin
- Dépôt du dossier sur les plateformes dédiées

---------- Administratif -------------

- Démarches administratives diverses : traitement et rédaction de courriers.
- Traitement de boîte mails et des appels entrants :standard téléphonique, filtrage des appels, gestion de boîte mail (tri, classement, diffusion des messages importants).
- Gestion de planning : prise de rdv, déplacements.
- Correspondance et aspect documentaire : rédaction et correction, mise à jour de documents, rapports et présentations.
- Traitement dossiers de certifications : demandes de subvention, dossiers de qualification QUALIBAT, FNTP, autre.
- Pré-comptabilité : devis, factures, saisie des encaissements, contrôles des relevés bancaires,
- Gestion des relances clients, litiges et retards de paiement.
- Gestion des plannings et du registre du personnel :suivi des heures, congés payés, annualisation, dossiers de mutuelle.
- Classement, organisation : création d'une organisation efficace, numérique et papier.
- Service clients / fournisseurs : assurer un support/suivi clients/fournisseurs de qualité.

*** Profil recherché ****

Nous ne recherchons pas un(e) comptable, mais bien une personne expérimentée dans le suivi administratif de projets du bâtiment, idéalement au sein d'un atelier d'architecte ou d'une maîtrise d'oeuvre.

- Maîtrise du pack Office (Word, Excel, etc.)
- Connaissance d'InDesign appréciée
- Très bonne maîtrise du français écrit et des règles d'orthographe
- Organisation, rigueur et sens du détail
- Autonomie et sens des responsabilités
- Une expérience en lien avec les marchés publics et la réglementation du bâtiment serait un atout majeur

*** Qualifications ****

- Diplôme non obligatoire, mais une expérience significative dans l'administratif du secteur du bâtiment est fortement souhaitée
- Une période de formation et/ou d'immersion professionnelle pourra être proposée si nécessaire

*** Ce que nous offrons ****

- L'opportunité de travailler dans une équipe soudée, familiale et de confiance
- Une mission avec du sens et de la responsabilité dans des projets valorisants
- Des possibilités d'évolution selon votre implication et vos compétences
- Un salaire à définir en fonction du profil et de l'expérience

Pour postuler : CV et lettre de motivation obligatoire