Assistant de Direction H/F

Fédération Hospitalière de France

Descriptif L'ÉTABLISSEMENT :
Le GHT « Les Collines de Normandie », en place depuis juin 2016, rassemble trois établissements sur 4 sites :
- Le CH « Jacques Monod » de Flers (Orne), établissement support : 480 lits et places, 1000 agents ;
- Le CH de Vire (Calvados) : 400 lits et places, 600 agents ;
- Le CHIC des Andaines (La Ferté-Macé-Domfront - Orne) : 500 lits et places, 550 agents.
LE POSTE :
- Missions et activités principales :
Missions d'assistante de direction et affaires générales du site :
- Accueil physique et téléphonique
- Gestion des agendas du CODIR en lien avec les autres secrétariats de direction
- Gestion des mails (dont suivi des réponses aux demandes des autorités de tutelle) avec rôle de régulateur pour les mails envoyés « A tous »
- Gestion du courrier du bâtiment de la Direction (ouverture et diffusion aux différents interlocuteurs)
- Saisie et diffusion des tableaux de garde des Administrateurs de garde
- Gestion des réservations (véhicules, salles de réunion, matériel informatique)
- Organisation des instances et des réunions
- Rédaction et diffusion de notes d'informations
- Frappe de courriers, préparation de dossiers et power-points
- Rédaction de procès-verbaux de réunions et de comptes rendus d'entretiens
- Classement/Archivage/Photocopies/Reliures
- Mise à jour du site de la FHF pour le site de Vire
- Suivi de certaines conventions
Organisation et préparation des instances pour le site de Vire (Conseil de surveillance et directoire) :
- Préparation et envoi des ordres du jour et des dossiers/documents, en lien avec le Directeur général, le président et le secrétaire de l'instance, en veillant au respect des délais règlementaires
- Prise de notes puis rédaction des procès-verbaux des séances et des délibérations du Conseil de surveillance
Organisation et préparation des réunions de dialogue social, de la F3SCT, du CSE et de la CSIRMT :
- Réservation et préparation des salles d'instance
- Préparation et envoi des ordres du jour et des dossiers/documents, en lien avec le président et le secrétaire de l'instance, en veillant au respect des délais règlementaires
- Prise de notes puis rédaction des procès-verbaux des séances
- Mise à jour du tableau des actions à mener (F3SCT et CSIRMT)
- Organisation des groupes de travail le cas échéant
Missions relatives aux relations avec les usagers et à la qualité
- Réception et gestion des demandes de dossiers médicaux en lien avec le Médecin DIM
- Gestion des contentieux - Déclaration des sinistres auprès de la BEAH/RELYENS
- Réception et participation à la gestion des plaintes et réclamations en lien avec la Direction Qualité
- Participation au suivi de certaines conventions
- Saisie des questionnaires de satisfaction de le logiciel Sphinx
Secrétariat du PCME
- Organisation de réunions et rdv pour le PCME et le vice PCME
- Aide à la rédaction de documents
PROFIL RECHERCHÉ :
Rigueur et sens de l'organisation
Discrétion, respect du secret professionnel, loyauté
Disponibilité et adaptabilité
Qualités relationnelles et sens de l'écoute
Aptitude à rédiger
Maîtrise des outils bureautiques
Autonomie
- Modalités d'exercice :

Poste à 100%, sur le site de Vire
- Base 35H00
Poste vacant