Assistant de Direction H/F

Adecco

Adecco Lyon Tertiaire recrute un.e Assistant(e) de Direction pour son client, spécialisé dans la gestion et la distribution de l'eau territorial.

- Durée : au plus tôt jusqu'au 31/12/2025
- Localisation : Villeurbanne (Vaulx en Velin La Soie) et Rillieux la pape (mobilité dans la semaine sur les deux sites)
- Rémunération : 27-32k
- Horaires : 35h/semaine
Missions Principales :

- Assurer et traiter la réception des appels téléphoniques (filtrage, prise des messages.),
- Préparer des dossiers et rassembler les informations nécessaires (pièces administratives des marchés
- notamment),
- Rassembler les pièces administratives nécessaires à la constitution des marchés des différents services
- Saisir et présenter des documents informatisés,
- Renseigner ou enregistrer des données sur des documents ou logiciels appropriés, (RH, AGATE,..)
- Assurer le classement, l'archivage et le suivi des dossiers ainsi que la diffusion des notes,
- Enregistrer et assurer la traçabilité des documents,
- Gérer les agendas et les différentes tâches d'intendance des entités,
- Garantir la continuité du service,
- Effectuer diverses commandes (fournitures et consommables courants),
- Assister à certaines réunions et rédiger les comptes rendus.
- Méthode & organisation:

- Organiser la logistique des réunions,
- Organiser des séminaires ou événements internes,
- Organiser et planifier les voyages et déplacements (réservations, suivi et facturation),
- Contribuer à l'amélioration des processus et/ou procédures administratives.
- Finance :

- Contribuer à la gestion des interfaces commandes et le suivi des factures fournisseurs des entités,
- Contrôler certaines factures, et réaliser les tâches administratives conduisant à leur règlement
- Communication :

- Assurer l'accueil physique des rdv et leur installation en salle,
- Assurer le relais avec les interlocuteurs internes et externes,
- Transmettre les informations nécessaires aux personnes ou services concernés
- Reporting : rédiger des courriers, notes et courriels
- QSE : appliquer et faire appliquer les consignes de sécurité sur son site

Diplomé.e d'un Bac +2/3 type Assistanat de direction ou GEA, vous avez une ou plusieurs expériences significatives sur un poste d'Assistant.e de Direction ou d'Office Manager h/f

Vous avez de bonnes compétences dans les domaines suivants :

- Bonne connaissance des outils bureautiques (Pack Office, suite Google,),
- Processus de classement et d'archivage
- Organisation des déplacements professionnels des responsables,
- Rédiger en autonomie dans le respect de la charte graphique tous documents ou supports administratifs,
- Faciliter la diffusion de l'information au sein de l'entreprise.
- Adapter et re-prioriser ses activités et son organisation face aux évolutions et aux contraintes,
- Respecter la confidentialité des informations traitées ou portées à sa connaissance,
- Adapter son comportement et son attitude en fonction de l'interlocuteur pour maximiser la qualité des échanges,
- Prioriser et planifier sa propre charge de travail,
- Rigueur et dynamisme sont essentiels à ce poste,
- Sens du service,
- Capacité relationnelle et rédactionnelle.
Vous vous retrouvez dans la description ? N'attendez plus, postuler avec un CV actualisé.