Agent d'Accueil Secrétaire H/F

Lep Pierre et Louis Poutrain

Poste à pourvoir dès que possible

MISSION PRINCIPALE
Participer au bon fonctionnement du lycée en assurant l'accueil et en prenant en charge la gestion administrative de dossiers liés à l'activité de l'établissement et le fonctionnement courant du groupe scolaire, dans le respect des procédures de contrôle interne en vigueur dans l'établissement.

OBJECTIFS
Assurer le meilleur accueil (standard, accueil des visiteurs)
Traiter efficacement les demandes de renseignements
Suivre rigoureusement la gestion administrative des élèves et plus particulièrement des apprentis
Savoir optimiser la gestion des dossiers et respecter les échéances
TACHES ET FONCTIONS (liste non exhaustive)
Vous serez sous l'autorité de la secrétaire de direction qui définira les priorités et qui pourra vous déléguer certaines tâches.
1-ACCUEIL
-Accueil, renseignement et orientation des familles au standard téléphonique
- Prise et transmission de messages
- Traitement des demandes
- Transfert des appels et/ou des messages aux interlocuteurs concernés
-Accueil des visiteurs : parents, élèves, professeurs, autres
-Participation aux Journées Portes Ouvertes,
2-GESTION ADMINISTRATIVE DES ELEVES/APPRENTIS
- Suivi des apprentis : édition des livrets de suivi, des calendriers, des attestations de présence, communication avec les entreprises d'accueil
- Suivi des Périodes de Formation en Milieu Professionnel des élèves : édition des conventions de PFMP, enregistrement informatique des entreprises d'accueil, réception et contrôle des attestations de fin de PFMP
- Transmission des informations aux services concernés (comptabilité, vie scolaire, .)
- Etablissement des certificats de scolarité et de radiation
- Classement des dossiers élèves/apprentis
- Sous l'autorité de la secrétaire de direction
3-AUTRES
- Saisie de courriers et affranchissement de ceux-ci
- Travaux de reprographie
- Suivi et mise en forme de documents et dossiers administratifs
- Participation à la mise en place de méthodes de classement et d'archivage des pièces et documents administratifs
- Participer au remplacement ponctuel de personnels absents
- Formation personnelle : entretient ses connaissances et ses compétences techniques, se forme régulièrement

La répartition du temps partiel dépend notamment de l'activité (vacances scolaires, etc.) et de vos contraintes. Exemple : possibilité de travailler sur les matinées ou sur des journées entières, possibilité de travailler 1 semaine sur 2...