Assistant·e de Direction H/F

Synergie

Nous recherchons pour notre client, un acteur majeur dans la gestion de l'eau sur la métropole lyonnaise, recherche un-e Assistant-e de Direction.

Missions Principales :
- Administration :
Assurer et traiter la réception des appels téléphoniques (filtrage, prise des messages...),
Préparer des dossiers et rassembler les informations nécessaires (pièces administratives des marchés
notamment),
Rassembler les pièces administratives nécessaires à la constitution des marchés des différents services
Saisir et présenter des documents informatisés,
Renseigner ou enregistrer des données sur des documents ou logiciels appropriés, (RH, AGATE,..)
Assurer le classement, l'archivage et le suivi des dossiers ainsi que la diffusion des notes,
Enregistrer et assurer la traçabilité des documents,
Gérer les agendas et les différentes tâches d'intendance des entités,
Garantir la continuité du service,
Effectuer diverses commandes (fournitures et consommables courants),
Assister à certaines réunions et rédiger les comptes rendus.

- Méthode & organisation:
Organiser la logistique des réunions,
Organiser des séminaires ou événements internes,
Organiser et planifier les voyages et déplacements (réservations, suivi et facturation),
Contribuer à l'amélioration des processus et/ou procédures administratives.

- Finance :
Contribuer à la gestion des interfaces commandes et le suivi des factures fournisseurs des entités,
Contrôler certaines factures, et réaliser les tâches administratives conduisant à leur règlement

- Communication :
Assurer l'accueil physique des rdv et leur installation en salle,
Assurer le relais avec les interlocuteurs internes et externes,
Transmettre les informations nécessaires aux personnes ou services concernés

- Reporting : rédiger des courriers, notes et courriels
- QSE : appliquer et faire appliquer les consignes de sécurité sur son site Profil recherché:
Bonne connaissance des outils bureautiques (Pack Office, suite Google,),
Processus de classement et d'archivage
Organisation des déplacements professionnels des responsables,
Rédiger en autonomie dans le respect de la charte graphique tous documents ou supports administratifs,
Faciliter la diffusion de l'information au sein de l'entreprise.
Adapter et re-prioriser ses activités et son organisation face aux évolutions et aux contraintes,
Respecter la confidentialité des informations traitées ou portées à sa connaissance,
Adapter son comportement et son attitude en fonction de l'interlocuteur pour maximiser la qualité des échanges,
Prioriser et planifier sa propre charge de travail,
Rigueur et dynamisme sont essentiels à ce poste,
Sens du service,
Capacité relationnelle et rédactionnelle.

Vos avantages Synergie:
+10% IFM + 10% CP,
CSE Synergie,
Prime Participation + CET à 6%,
Aides et Services (Mutuelle - Logement - Garde d'enfants...)