Responsable Administratif Clients H/F Sinclair Ressources

Rattaché(e) à la Direction administrative et financière, vos missions sont :

1. Garantir la bonne contractualisation et l'administration des ventes

Gérer et faire évoluer les contrats types et documents juridiques

Industrialiser et sécuriser le processus de contractualisation et signature

Gérer le système de cautions

Vérifier la complétude des dossiers et effectuer les relances nécessaires

Assurer le bon archivage de l'ensemble des dossiers clients

Garantir la bonne exécution du contrat par le client (encaissement des chèques, gestion des cautions)

Créer les procédures et documents types manquants

Valider les primes de ventes des commerciaux

Valider les facturations spéciales (accueil occasionnel heures sup Babily, régularisations, STC,facturation de reservation, etc.)

2. Améliorer en continu la satisfaction client sur le volet administratif

Réduire le temps de réponse (objectif par ex : passage de 48h à 24h) et la qualité de réponse aux tickets administratifs

Améliorer le note administrative des enquêtes clients (par ex de 8,3)

Organiser le reporting mensuel de qualité de service aux clients

3. Prévenir et gérer personnellement les incidents familles à risque

Identifier proactivement les situations sensibles

Être le contact principal pour les réclamations critiques

Coordonner avec les autres services pour les cas complexes

Gérer l'opérationnel pour assurer la continuité de service de Microstars

4. Piloter et industrialiser l'administration client

Gérer les interfaces clients :

Gérer les changements de RIB et problèmes GoCardless

Gérer les transmissions de factures à la CAF et débloquer les anomalies

Améliorer les process existants pour gagner en efficacité

Transmettre les éléments validés à la comptabilité

5. Piloter la campagne annuelle de réinscription (Mars-Juin)

Définir et piloter la stratégie de communication aux familles

Organiser le recueil efficace des besoins

Préparer et soumettre les dossiers en commission d'attribution

Assurer le suivi personnalisé pour maximiser le taux de réinscription

Gérer les réinscriptions administratives (dossiers complets + cautions)

Relations transversales

Avec le commercial : Valider ou refuser les demandes commerciales selon les règles établies

Avec les opérations : Donner les instructions opérationnelles aux coordinatrices

Avec la comptabilité : Transmettre les éléments validés pour facturation

Excellence relationnelle avec les familles (téléphone/mail)

Capacité à gérer des volumes importants de dossiers avec rigueur (700 familles sur 44 établissements)

Maîtrise des outils bureautiques et CRM (notamment Pipedrive)

Esprit d'amélioration continue et d'industrialisation

Savoir dire non quand nécessaire avec diplomatie

Organisation et anticipation exemplaires

Points d'attention

Poste opérationnel : vous traitez directement les dossiers

Poste stratégique combinant vision processus et terrain

Beaucoup de relationnel avec les familles dans le secteur des micro-crèches

Pics d'activité importants lors des réinscriptions

Nécessite rigueur et organisation

Rôle clé dans la transformation et l'industrialisation de l'ADV