Assistant de Direction H/F

Fédération Hospitalière de France

Descriptif L'ÉTABLISSEMENT :
Le Centre Hospitalier des Marches de Bretagne (CHMB) s'étend sur quatre sites géographiques (Antrain, Maen Roch, Tremblay, St Georges de Reintembault). Son offre se concentre principalement sur la prise en soin, l'hébergement et l'accompagnement.
L'activité est répartie entre 780 lits et places :
Les services sanitaires (1 service de médecine et de SMR polyvalent, 1 service de Soins Médicaux et de Réadaptation (SMR) spécialisé locomoteur et neurologique)
Les services médico-sociaux (4 EHPAD, 1 Foyer de vie pour adultes handicapés et 2 SSIAD)
Depuis 2020, le CHMB est en direction commune avec le Centre Hospitalier de Fougères (CHF).
LE POSTE :
Missions générales

En tant que collaboratrice directe du directeur délégué et de l'équipe de direction
Assister les directeurs afin d'optimiser la gestion de leur activité
Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure
Prendre en charge le suivi complet de dossiers particuliers ou d'évènements spécifiques

Activités principales

Gestion du temps :
Gère les agendas de l'équipe de direction, ainsi que les priorités
Organise le suivi des échéances
Affaires générales :
Planifie, organise et prépare les instances (composition, ordres du jour, délais de transmission, convocations, préparation des dossiers, réservations de salle, réception des participants)
Participe aux instances et rédige les comptes rendus (CME, CS, CTE, F3SCT, Directoire, Comité des élus, CVS, etc)
Organise et planifie différentes réunions
Rédaction de compte-rendu de réunion
Assure une veille règlementaire sur les instances
Rappelle les informations importantes et transmets des messages
Suivi des délégations de signature

Information, accueil, classement et suivi du courrier :
Assure l'accueil téléphonique et physique de la direction générale (en cas d'absence relai assuré par le BE Antrain)
Assure la réception et le traitement du courrier en lien avec les directions (en cas d'absence relai assuré par le BE Antrain)
Recherche et diffuse des informations entre la Direction et les différents services
Gère la mise en forme et la diffusion des notes de service et des notes d'information
Effectue les opérations classiques de secrétariat (frappe, photocopies, filtrage des appels, gestion fourniture de bureau...)
Organise le classement et l'archivage des dossiers
Communication :
Coordonne et diffuse le planning des astreintes médicales téléphoniques, le planning des astreintes SSR et le tableau des absences des médecins salariés
Mise à jour des supports de communication interne et externe (annuaire, organigramme, plan blanc, calendrier des instances, tablette de garde, gestion documentaire, site FHF)
Autres dossiers communication à la demande

Animation :
Participe et rédige les comptes rendus des CVS
Sollicite la presse en cas d'évènements
Transmets les éléments de communication à la Directrice Adjointe en charge du domaine
Qualité :
Mise à jour et dépôt de documents sur la gestion documentaire (procédures, modes opératoire, flyers)
Participation aux enquêtes de satisfaction résidents et familles (collecte et traitement des données)

Ressources Humaines :
Suivi des commissions crèche
Gestion des congés de l'équipe de direction, de l'équipe du service informatique
Planification et prise de notes lors des entretiens pour le DUERP

Activités annexes
Suit et gère en autonomie des dossiers à la demande des directeurs, après validation par le Directrice Déléguée
Assure le secrétariat de la cellule de crise
PROFIL RECHERCHÉ :
Le Centre Hospitalier des Marches de Bretagne est à la recherche d'un(e) Assistant(e) de Direction à partir du 1er novembre 2025 dans le cadre d'un CDD de 3 mois sur poste pérenne
Poste à 80 ou 100%.
Savoir-faire
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
Définir/adapter un système de gestion documentaire
Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)
Être polyvalent et prendre des initiative

Connaissances requises
Connaissances détaillées dans le domaine de l'Accueil physique et téléphonique ;
Connaissances détaillées dans le domaine de la communication et de relations interpersonnelles ;
Connaissances générales en matière de droit hospitalier ;
Maîtrise parfaite des outils informatiques ;
Bonnes capacités rédactionnelles ;
Connaissances opérationnelles en matière d'organisation du travail et de fonctionnement interne de l'établissement ;
Connaissances opérationnelles en matière de secrétariat
Connaissances des logiciels planiciel, sphinx, etc.