Assistant Projets & Expositions H/F

Carte Blanche

Spécialisée dans l'organisation et la logistique de congrès médicaux et scientifiques, notre société recherche un(e) Assistant(e) Projets & expositions.

Conditions du poste
- Poste à pourvoir à compter du 3 novembre 2025.
- Sous la responsabilité des Chefs de projet, vous devrez les assister dans l'organisation de congrès / colloques / séminaires.

VOS MISSIONS

Administratives et budgétaires :
- Assurer le standard téléphonique de la société et des congrès, répartir et classer les emails des adresses génériques de l'agence
- Assurer le secrétariat des congrès et réaliser les tâches qui sont demandées par les chefs de projet
- Gérer la relation avec les participants, les intervenants, les exposants, les sponsors et les clients, français ou étrangers
- Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus
- Demander des devis et réaliser des tableaux comparatifs auprès des fournisseurs, suivre les commandes et les règlements
- Consulter les hôteliers et négocier des tarifs
- Assister les chefs de projet dans le bilan à l'issue de l'évènement

Logistique :
- Réaliser les badges, les pochettes accueil et la petite signalétique
- Préparer le dossier nécessaire à l'accueil sur le congrès
- Aider à l'installation et au démontage lors du projet
- Assurer l'accueil sur place
- Contribuer aux tests des applications de gestion développées pour les manifestations
- Assurer ponctuellement en renfort l'animation des visioconférences lors des manifestations hybrides ou virtuelles

Administration des ventes :
- Prendre les appels entrants (standard commercial)
- Monter le dossier exposants et sponsors dédié à la commercialisation de l'exposition et aux partenariats proposés aux sponsors
- Envoyer les emailings d'invitation à exposer, relancer les exposants et partenaires potentiels par email personnalisé et par téléphone
- Assurer le suivi contractuel de chaque réservation de stand
- Élaborer et envoyer le dossier technique aux exposants, préparer la logistique
- Gérer la coordination sur place

Communication (taches ponctuelles) :
- Traduire des textes entre le français et l'anglais
- Préparer les HTML des procédures accueil
- Mettre à jour le contenu des sites web sur WordPress
- Préparer les fichiers Excel en vue de la réalisation des emailings
- Contribuer à la rédaction de notre communication sur les réseaux sociaux

Cette liste n'est pas exhaustive.

VOTRE PROFIL
- Très bon niveau d'anglais exigé
- Maîtrise des logiciels bureautiques et Internet
- Connaissances de Zoom et autres systèmes de visioconférences appréciées
- Méthodologie de gestion de projet
- Technique de communication
- Aptitude rédactionnelle et maîtrise de l'orthographe
- Méthode de classement et d'archivage
- Maîtrise de l'accueil téléphonique
- Autonomie, rigueur, réactivité et aisance relationnelle

VOS PERSPECTIVES D'ÉVOLUTION

- Poste pouvant évoluer vers une fonction de chef(fe) de projets bilingue
- Déplacements ponctuels Permis B exigé