Secrétaire Comptable et Conseiller en Séjour H/F

Office de Tourisme du Guillestrois et du

MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE
Mission 1 : Gestion budgétaire
Créer les fournisseurs, vérifier les pièces justificatives, engager puis mandater les dépenses après vérification de la facture par les chargés de projets et de missions
Créer les redevables puis titrer les recettes
Intégrer les pièces et fichiers liés au volet social de l'entreprise, générés par le cabinet comptable puis mandater les salaires et les charges sociales
Envoyer les pièces nécessaires au paiement à l'Agent comptable
Suivre les relevés bancaires pour s'assurer (en complément de l'Agent comptable) que les recettes et dépenses sont bien toutes enregistrées et qu'il n'y ait pas d'erreur.
Produire les pièces nécessaires à la clôture budgétaire
Contribuer à la préparation du budget en évaluant les charges de fonctionnement de la structure
Saisir dans le logiciel le budget prévisionnel, le budget supplémentaire et les décisions modificatives, préparés par la Directrice en lien avec les chargés de mission
Rédiger les procédures comptables puis en assurer leur évaluation et révision

Mission 2 : Régisseur(se)
Accompagner la sous-régisseuse dans le contrôle des caisses :
o Soutenir la vérification des espèces
o Contrôler que les modes de paiements ont été correctement renseignés dans le logiciel de caisse
Intégrer les ventes générées dans le cadre de la Régie que ce soit pour les dépenses pour le compte de tiers ou pour les produits OT :
o Générer les écritures faites au comptoir
o Vérifier que l'intégration automatique des écritures liées aux ventes en ligne soient correctes
Générer les écritures liées aux reversements du compte de la Régie vers le compte bancaire général et réciproquement afin d'effectuer les virements bancaires
Assurer le rapprochement bancaire du compte de la Régie
Déposer les fonds auprès de la Poste à Guillestre qui les transmet au Trésor Public

MISSIONS SECONDAIRES
Mission 1 : Conseiller(ère) en séjour
Accueillir le client, puis cerner ses attentes et son profil afin de l'informer au mieux sur l'offre touristique du territoire dans les BIT et hors les murs (BIT mobile, sur les événements)
Promotion et vente au sein du point d'accueil des produits touristiques commercialisés par l'OT. Faire la caisse des points de vente quotidiennement.
Vente des activités et des produits boutique.
Distribuer la documentation de l'Office de Tourisme chez les socioprofessionnels et leur présenter les actions de l'OT.
Achalander les vitrines et présentoirs et gérer les stocks.
Recueillir les expressions clients et les transmettre à la coordinatrice qualité.
Participer aux salons promotionnels grand-public.

Mission 2 : Collecter tous les renseignements relatifs à l'accueil
Participer à la récolte des données (dont la fréquentation quotidienne) et à leur analyse dans le cadre de l'observatoire du tourisme.
Participer à l'élaboration des documents d'information de l'office de tourisme du Guillestrois et du Queyras
Etablir le planning des ouvertures des établissements hors saison.
Collecter l'information et la partager sur les outils collaboratifs de la structure dont APIDAE
Renseigner les animations et événements du territoire sur APIDAE

Mission 3 : Mettre en oeuvre la politique de partenariat entre l'OT et les socioprofessionnels du territoire
Participer à l'élaboration des documents d'information de l'Office de tourisme du Guillestrois et de Queyras ainsi que du dossier de presse élaboré par la responsable communication.
Participer aux démarches Qualité et Classement.
Promouvoir les services de la centrale de réservation auprès des clients et des socioprofessionnels.
Participer aux missions collectives nécessaires au bon fonctionnement de la structure, dont les groupes de travail ponctuellement formés.
Contribuer au maintien de locaux propres, dans le souci d'un bon accueil des touristes et de ses collègues.

Profil recherché:
- BTS comptabilité
- Ou expérience dans la gestion administrative