Assistant - Assistante de Direction H/F

Korian Chateau de Lormoy

-Etre le référent administratif de l'établissement
-Gérer les appels, et le filtrage téléphonique pour le directeur
-Planifier les rendez-vous du directeur
-Organiser la logistique des réunions de l'établissement
-Aider le directeur dans la collecte des informations pour renseigner les diverses enquêtes demandées au directeur
-Accueillir les visiteurs externes et les résidants/patients
-En cas d'absence du directeur ou du responsable de service, réaliser les visites commerciales de l'établissement.
-Sur demande des responsables de services et en cohérence avec le budget, réaliser les commandes de consommables.
-Contrôler la bonne livraison et la cohérence facture, bon de livraison.
-Transmettre les factures au service comptable
-Réceptionner et trier le courrier
-Organiser les élections du conseil de la vie sociale
-Rédiger les comptes rendus, courriers.selon les règles d'écrits professionnels sur consigne du demandeur.
-Connaître l'ensemble du personnel et leur fonction
-Participer à la gestion des achats
-Appliquer les règles pour les remboursements de frais, les choix de fournisseurs
-Respecter les règles à suivre pour les demandes de matériels et l'usage de logiciels
-Assister le Directeur d'établissement dans la gestion comptable et financière de l'établissement
-Accompagner une ésuipe de collaborateur
-Animer son équipe
-Etre à l'écoute des demandes de l'équipe
-Mobiliser l'équipe autour de la réalisation d'objectifs collectifs
-Mobiliser les collaborateurs dans la résolution de problèmes
-Vérifier la bonne réalisation des activités confiées à un ou plusieurs collègues
-Transmettre les informations en permanence

SAVOIRS ET SAVOIR-FAIRE
-Contrôler l'état de présence du personnel et apporter le support nécessaire au responsable de service pour le remplacement temporaire ou permanent en fonction des procédures en vigueur au sein de l'établissement :
-Préparer les contrats de travail et la DUE
-Constituer et saisir dans le logiciel le dossier administratif du collaborateur selon le process Groupe
-Accueillir les nouveaux collaborateurs : remise du Kit d'embauche (livret d'accueil, tenue, clé.)
-Planifier les visites médicales
-Remettre aux stagiaires les documents administratifs appropriés pour leur intégration et en fin de stage recueillir le
questionnaire de satisfaction pour suivi.
-Mensuellement, saisir les éléments nécessaires à l'élaboration de la paie des collaborateurs.
-Contrôler, en lien avec le DE, les paies avant distribution et classement des doubles dans les dossiers du personnel
-Adresser les documents en cas d'AT et assurer le suivi
-Editer les soldes de tout compte et remettre les documents au collaborateur sortant
-Renseigner le registre du personnel et saisir les informations dans le logiciel.
-Consolider le tableau des CP semestriellement pour information des DP.
-Centraliser les besoins de formation des collaborateurs.
-Planifier les formations en lien avec les responsables de services et l'Institut de formation Korian
-Organiser les formations internes à l'établissement
-Renseigner le suivi des formations internes et externes pour le réalisé de formation