Assistant du Responsable du Pôle Proximité H/F HLM

Rattaché(e) au Responsable du Pôle Proximité, vous assistez le responsable du service afin d'optimiser la gestion de son activité au quotidien. Vous êtes le relai entre le responsable et collaborateurs.

A ce titre, vous :
- Gérez l'agenda du responsable, organisez les déplacements et réunions
- Préparez les dossiers de réunions, rédigez les comptes-rendus et les courriers
- Gérez les plannings (congés, absences...)
- Réactualisez les documents du service en fonction des évolutions (procédures internes, juridiques...)
- Suivez les statistiques de suivi d'activité et remplissez les tableaux de bord
- Suivez et mettez à jour les contrats, avenants des prestataires, les bordereaux de prix
- Effectuez et diffusez les extractions
- Encadrez le travail des assistantes des chargés de patrimoine (4 personnes)
- Assurez une mission de secrétariat général et de suivi pour le service
- Veillez à assurer la continuité de la mission du service lors d'absence de collègues ou d'incompatibilité d'emploi du temps
- Assurez le soutien administratif et opérationnel des collaborateurs du service technique sur instruction du responsable